100人参加!一風変わった「オンライン忘年会」に参加者が殺到したワケ

「#忘年会スルー」がトレンドに入った2019年末。オンラインアシスタントサービス「HELP YOU」では、完全自由参加にもかかわらず約100人が参加する大忘年会がオンライン上で開かれていました。同会の幹事のひとりとして、オンライン忘年会に参加者が集まった理由とオンライン忘年会を開く際のコツをお伝えします。

ライター

伊藤尚
函館市在住。夫と2歳の娘の3人家族。学生時代にイベントの企画・広報にはまり、新卒で公共施設管理財団の広報課に就職。結婚を機にコワーキングスペースに転職するも、フリーランスにあこがれ退職。2015年から「HELP YOU」に所属し、現在はディレクターを務めるほか、ライター、函館新聞社スタッフ記者などとして活動中。

どうしてオンライン忘年会を思い立ったか

「HELP YOU」では、過去にも「在宅ワークならでは!寒い季節にぴったりなWEB飲み会をHELP YOUで開催!」でご紹介しているように、年に1-2回オンライン上での飲み会や忘年会を開催しています。在宅で子どもの相手をしながら日々パソコンに向かっているとたまには同じ立場の人と思い切り話したい、何でもいいから雑談をしたいという思いに駆られることも。「今年もやるのかなぁ」と11月頃に軽い気持ちで運営に問い合わせたところ、即座に幹事に誘われました。

幹事グループがChartwork上で立ち上げられましたが、この時はいつものように乾杯→雑談といういわゆる普通の「飲み会」、もしくはお酒アリの雑談会のようなゆるい感じの開催をイメージしていて、幹事はせいぜい「参加の呼びかけ係」だろうと思っていたのです。

企画段階で気を付けたポイントと幹事心得

 

今回の成功には大人数でビデオチャットをする際のメリット・デメリットはもちろん、有効的な活用方法を熟知した幹事陣が揃ったことが大きく関係しています。メリットとデメリットをよくよく把握したうえで、「忘年会でよくやりそうなゲーム」「最近入った人も古参メンバーもどちらも楽しめる内容」「誰か一人がずっと喋り続ける状態を避ける」の3点を意識してタイムテーブルを決定しました。

また、本格的な忘年会として運営に提案したことで、今回初めて若干の予算がつきました。これにより「1等5000円!」と大々的にうたった、今回の目玉「ビンゴゲーム」開催が決定!「【賞金5000円】HELP YOUオンライン忘年会参加者募集【開催!】」とわかりやすいキャッチコピーを付けて全体チャットに告知を複数回流しました。

大人数でビデオチャットをする際のメリット&デメリット

オフライン、いわゆる通常の飲み会とオンライン忘年会の決定的な違いは「音声が全てまとまって聞こえてしまうこと」です。通常の飲み会であれば何人かがグループに分かれて同時に話していたとしても、席を移動したり声の大きさを変えたりすれば、多少の騒がしさはあっても聞き取りたい会話が聞こえてきます。

しかし、オンラインでは大人数が同時に話しをしてしまうと非常に聞き取りにくくなってしまいます。そのため、完全に同時に発言することは避けた方が良いため、空気を読んで1人ずつ順番に発言する必要があります。……酔っ払いがそれをできるか、と言われると少々難しいですよね。これが一番大きなデメリットなのではないでしょうか。

また、当たり前ですがお酌をしてくれる人、お料理を出してくれる人はいないので、全て自分で準備せねばなりません。

逆にオンラインのメリットは、自分で好きな食べ物や飲み物を用意するので、費用を自由に調節できます。普通の忘年会のように5000円自宅で飲み食いするものを1人分用意、となると、高額なお酒を選ばない限りは相当贅沢できると思いませんか……?実際は1000円以下に抑えている人が多いかと思います。

また、自宅どころか出先からでも参加できるので、子どもが小さくて家を離れられない方はもちろん、海外からでももちろん参加可能です。ちなみに今回は、函館・東京・広島・アメリカ・クロアチア・エルサレムと、幹事6人だけでも見事に所在地がばらばらでした。

さらにはツールによって小人数のグループ分けをしたり、資料を見せたりということも簡単ですので、ゲームなどを企画する場合はやり方次第で普通の宴会よりも快適に進めることができます。

オンライン忘年会当日の様子

当日は乾杯前に30分ほど自由入室の時間(ウォーミングアップ)を設けました。これは、各自が接続テストをするのはもちろん、ちょっと先に飲み食いしたり小人数で自己紹介をして緊張をほぐしたりするためです。事前に「地元名産銘菓をツマミに」と案内していたので、初対面の人が多くても話題には困らなかったよう。

忘年会と言えば一番偉い人がご挨拶して乾杯、というのが定番ですよね。この日社長は別の飲み会とブッキングしていたようで、抜け出して乾杯のみの参加に。見事に屋外だったので、道行く人にYouTuberだと思われたのでは?と話題になりました……(笑)
そしてビンゴの前にひとゲーム欲しいね、とのことでクイズ大会に。

 

第1問は直前に挨拶をしていたはずの社長の顔を聞く問題だったのですが、何人か不正解者が……ネタになる?とわざとだったのかも。真面目な問題から難問奇問まで10問の4択問題をzoomの「手を挙げる」機能を駆使して行いました。

ビンゴカードは、スプレッドシートに事前に数字を入力しておいてもらう、という形式。同時に5-10人が同じシートを見ているので、番号を聞いてから変える、等の不正をするとバレます。数字は幹事のひとりが携帯アプリを使用して発表していました。ちなみに賞金は、物にすると海外発送が手間、ということで、Amazonギフト券になりました。海外勢は日本でしか使えないものの、日本に住む親族や友人に贈り物する際に使える、とのことです。

他にも、普段仕事に使用している用語を制限時間内にチームごとでいくつ挙げられるかを競う「HYしりとり」(これもスプレッドシートに入力)や若干の歓談時間を含め約2時間半でお開きに。話足りない人たちはChartwork Liveを使用し二次会へ。15人ほどで午前2時ごろまでなぜか結婚の良いところ悪いところを語る会となっていました。

オンライン忘年会に参加した人たちの感想と成功のポイント

終了後には、参加者専用部屋で、

「人生初のオンライン忘年会、すごく楽しかったです。特に幹事の皆様、面白いゲームのご準備ありがとうございました。しりとりで1位になれなかったのが地味に悔しいです。笑」

「皆様、楽しいひと時をありがとうございました。特幹事の皆様、まさに年忘れとなる良い時間を過ごせました!」

「ゲーム、めちゃくちゃ楽しかったー!クイズの秀逸さ、やばかったです!笑った~~~:#)ww」

など複数の方からコメントをいただけました。幹事冥利に尽きます……!幹事側も楽しく打ち合わせて楽しく本番を迎えることができました。個人的にはちょっとクイズ用スライドの準備が面倒だった以外はそれほど労力もかからず、最大限のパフォーマンスができたのではないかと思っています。

今回成功のポイントとなったのは、大きく分けて3つ。

  1. オンラインで行う前提でオンラインに適した企画を立てたこと
  2. 「参加したい!」と思える目玉を用意し、参加を呼びかけたこと
  3. 自社にあった時間帯・形態(オンライン)を選んだこと

だと思います。

①②については前述の通りですが、③は本格的なスタートを22時にすることで、ママ達も子どもを寝かしつけてから参加することができていました。また、オフラインだと東京に住んでいる人しか参加できない可能性が高いですが、オンラインにしたことで全世界から参加者が集まりました。

まとめ

いかがでしたか?オフラインの忘年会も十分楽しいですが、オンライン忘年会もやり方次第ではオフラインと同様かそれ以上に楽しく盛り上がれる、ということが伝わりましたでしょうか。どんな団体にも適している、とまでは言い切れませんが「飲み会をしたいけど住んでいるところがバラバラ」という方は一考の余地があるかと思います。ちなみに、今回は色々工夫してみましたが、10人以下であればお酒とツマミ持参のビデオチャット!というシンプルな形式でも十分楽しめるかと思います。費用や手間もそれほどかかりませんので、興味を持った方はぜひ試してみてくださいね。