フルリモートで秘書として活躍！これまでのキャリア全てが糧になる「秘書プレミアム」の働き方
「秘書の経験を生かしたい」「フルリモートで働きたい」「プロとして誇りある仕事がしたい」……そんな願いを全て叶える、働き方があります。
オンラインアウトソーシング(※1)HELP YOUの「企業専属スタッフ」は、クライアント企業専任として、1名で依頼業務に対応します。企業専属スタッフが担当する案件は、採用や広報、経理など、さまざま。その中で、HELP YOUでは「秘書プレミアム」というサービスを展開しています。
これは、ただ言われたことをやるオンラインの秘書とは一線を画すものです。フルリモートであっても、まるでお客様の隣にいるように、阿吽（あうん）の呼吸でニーズを理解し、より高い品質で業務にあたります。
現在、HELP YOUでは「秘書プレミアム」に対応可能なメンバーの採用を強化中！！(※2)
今回は、これまで秘書案件を担当し、現在は企業専属スタッフの運営・管理をしている加藤さんにインタビューしました。これまでの経歴や「秘書プレミアム」の業務内容や働き方、やりがいについて詳しく聞きました。
※2 募集は予告なく終了する可能性があることをあらかじめご了承ください
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目次
インタビュイー
ライター
サムネイル制作者：今泉香織 （制作アイキャッチ一覧）
夫の転勤による転職の葛藤からHELP YOUへ
HELP YOU歴2年目にして大活躍中の加藤さん
外資系金融や不動産、 再生エネルギー業界で6社にわたって、仕事をしてきました。職種は、事務や営業、人事採用、秘書と幅広くやってきましたね。
──HELP YOUにジョインしたきっかけは何ですか？
夫の転勤の度に転職を繰り返していました。この仕事を続けたいな、と思うときに限って転勤で……。転職回数が多くなるにつれて、書類選考が通りにくくなるんですよ。私自身、中途採用に関わっていたことがあるので、転職回数が多いと不利だと知っています。6回目となると、もうダメだって思いましたね。
──HELP YOUにジョイン後は、どのような仕事をしてきましたか？
企業専属スタッフとして、秘書をやっていました。研修運営会社、AIツール開発企業、コンサルティング企業を担当していました。
現在は、企業専属スタッフの運営管理をしています。80名ほどのメンバーのキャリアアドバイザーとして、目標面談の実施や研修づくり、トラブルシューティングを行っています。
──過去のキャリアのどのような点が、今に生きていると思いますか？
全部が、今の仕事につながっていると思いますね。
例えば、事務で身につけてきたExcelの知識も、営業で磨いてきた相手のニーズを見つけるスキルも、採用で多くの求職者と出会ってきたからこその共感力も、これまでの経験で無駄なことは何ひとつありません。
「1を言われて10までやる」プロフェッショナルな秘書の仕事
自宅での仕事スペース
「秘書プレミアム」のお客様は、主にベンチャーや中小企業の社長です。基本的にお忙しいので、お客様視点のコミュニケーションやアウトプットの質に気を配っていました。
言葉の裏側を汲み取って相手のニーズを考えて行動したり、相手が回答しやすいように、質問は返答しやすいように、クローズドクエスチョン(※3)にしていました。「どういうことですか？」とは、絶対に聞きません。チャットで長文を書くこともありませんね。ダラダラとした文章は読んでもらえないですから（苦笑）。
あとは、アウトプットは、お客様が見たときにどのように感じるかを意識していましたね。例えばリサーチ結果を提出する際も、一目で結果がわかる状態で出していました。
──秘書として仕事をしていて、嬉しかったことは何ですか？
難易度の高い仕事をやり切った時に、お客様に感謝され、大きなやりがいがありました。
例えば、スムーズな日程調整のために、調整ツールの導入をしたことがあります。複数名の日程調整では何度もやりとりが必要で、予定変更の度に煩雑になっていたのですが、ツールを導入してうまくいくようになりました。
他には、商材販売の企業様で受発注システムを導入しておらず、商品や売上の動きを把握できていなかったのに対して、自動で月ごとに計算できるようにしたこともあります。
──逆に、大変だったことは何ですか？
最初の壁は、お客様との信頼関係を構築することでしたね。
その壁を越えるために、依頼された業務は最終チェックを怠らず、完璧な仕事をするようにしていました。「この人に頼めば、正確な仕事をしてもらえる」と認知してもらうことが、大事ですから。
社長というと一見厳しそうな方もいらっしゃいますが、仕事ぶりをみていただく中で信頼していただいて、コミュニケーションが取りやすい関係性ができると嬉しかったですね。
──「秘書プレミアム」と他案件との違いは何だと思いますか？
「秘書プレミアム」は通常のオペレーションを超えたレベルのサービスを求められます。
秘書案件をご依頼くださるお客様は「1を言って、10までやってほしい」という方が非常に多いです。もちろん、アウトプットの最終チェックはしてくださいますが、2から10までの過程はこちらで汲み取って、進める必要があります。
そのためにも、お客様に寄り添い、コミュニケーションやアウトプットに気を配りながら仕事を進める点が「秘書プレミアム」の価値であり、売りだと考えています。
日程調整から議事録作成まで！「秘書プレミアム」の働き方
愛読書。付箋をして、何度も読み返している
秘書としての業務全般を行います。例えば、日程調整、会食会場リサーチ、出張手配、タスク管理、 業務整理、ミーティングに同席しての議事録作成、マニュアル整備などを行います。
──お客様とやりとりする手段は何ですか？
──稼働時間のイメージを教えてください。
案件によりますが、9時から18時の間で1日3回のタスクチェック対応が多いですね。
まず、朝に「本日のタスク」のリマインダーをお送りします。次に、お昼頃に日程調整などの依頼がないか、チャットをチェックします。そして最後に、営業終了1時間ほど前の夕方に再度チャットをチェックし、対応業務を行う流れです。
──秘書プレミアム案件を受けるスタッフはどのように決まりますか？
初めから企業専属スタッフとして採用する方もいますし、もともとHELP YOUのスタッフの中から挙手した方もいます。
──「秘書プレミアム」案件の担当には、どのような方が向いていますか？
お客様へ寄り添う力がある方ですね。
──最後に「秘書プレミアム」に興味のある方へ、メッセージをお願いします。
HELP YOUの「秘書プレミアム」は、オンラインでの秘書の本当の価値を提供できるサービスだと思っています。お客様に寄り添いたい、一緒に課題を解決したい、という気持ちが「あなたに頼んでよかった」という感謝の言葉につながる、とてもやりがいのある仕事です。
まとめ
あなたも加藤さんのように、これまでの経験を存分に活用して、フルリモートで「プロの秘書」として活躍しませんか？
決められた作業だけをするのではなく、自らの仕事に誇りを持って、お客様の真のパートナーになる働き方ができる方を求めています。
これまでの秘書経験を生かし、新たな舞台で活躍したい方のご応募をお待ちしています！
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