在宅ワーク初心者に必要なパソコンスキルとは？最低限おさえておきたいポイントを解説
フルリモートで在宅ワークをするには特別なパソコンスキルが必要だと思っていませんか？
私はオンラインアウトソーシング(※1)「HELP YOU」でフリーランスとして完全在宅で働いていますが、特別なITスキルを持っているわけではありません。在宅ワーカーに転身した当初は不安でいっぱいでしたが、HELP YOUにジョインして1年足らずで、自分が働きたい時間にやりがいのある仕事をするという、理想の働き方を手に入れることができました。
そこで今回は、在宅ワーク初心者だった私が、在宅ワークに必要なパソコンスキルや最低限おさえておきたいポイントを、HELP YOUでの働き方を前提に解説します。
※1 オンラインアウトソーシングとは在宅でインターネットを活用し、業務サポートを行うサービス
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目次
ライター
基本のエクセル＆ワードスキルだけでも戦える？
冒頭で、私自身について「特別なITスキルは持っていない」と説明しましたが、これだけではどの程度のスキルなのか漠然としてイメージしにくいかもしれません。参考までに、どのようなスキルと経験を持っていて、HELP YOUでどのような案件を担当をしているのかを簡単にご紹介します。
- 経歴：9年間カルチャーセンターの運営、その後、会計事務所で3年半税理士補助
- 主なパソコンスキル：Microsoft Excel（エクセル）とMicrosoft Word（ワード）
- 現在HELP YOUで担当している案件：経理確認とライティング、他に単発でデータチェックなど
コロナ禍に多少のリモートワークの経験はあるものの、基本は出社して対面型の仕事をしてきました。
簿記の資格があり会計ソフトを使用していたというちょっと特殊な強みはあるものの、それも3年半程度の経験。実務経験に基づいたパソコンスキルといえば、ほぼエクセルとワードのみです。フォーマットに入力することが多く、専門性の高い使い方はしていません。
フルリモートワークという未知の世界で、その程度のスキルしか持たない私にも仕事はできるのか？
答えは「yes」です。職種によりますが、ごく普通にエクセルとワードが使えるくらいのスキルがあれば在宅ワークはじゅうぶん可能です。ただし、リモート作業でよく使われるツールへの最低限の理解や事前準備は必要です。それをこれから詳しく解説していきます。
ChatworkやSlackでの連絡方法を覚えておくと◎
Chatwork（チャットワーク）やSlack（スラック）とはテキストで対話ができるチャットツールです。
チームで仕事をする場合が多いHELP YOUでは、チャットワークやスラックでお互いの状況確認や、質問・報告などをしています。電話や対面などのリアルタイムなコミュニケーションと異なり、いつでも自分のタイミングで内容を確認でき、時差がある地域に住んでいるメンバーともスムーズに連携がとれます。リモートワークにはこうした連絡用ツールが欠かせません。
私は、チャットワークもスラックも使用した経験がなかったので最初は少し戸惑いました。しかし、誰でも使いやすいように設計されており、操作方法はいたってシンプル。採用後にチャットワークの設定方法や使い方についての動画マニュアルもあるので、使ったことがない人でも特に心配はいらないでしょう。
オンライン共同作業に必須 Googleドライブでファイル管理
GoogleドライブとはGoogle社が提供するオンラインのファイル保管・共有サービスです。表計算ツール「Googleスプレッドシート」や文書作成ツール「Googleドキュメント」などのファイルをオンライン上で共同編集でき、チームでの仕事に向いていることからHELP YOUでは広く使用されています。
私はHELP YOUにジョインする以前まで、Googleドライブを使ったことがありませんでした。GoogleのサービスではGmailやGoogleマップを使う程度。出社して働いていると、Googleドライブを使う機会がないという人もいるかもしれません。
Googleドライブはリモートワークと相性が良く、HELP YOUに限らず在宅ワークを実施する多くの会社で使われています。
では、Googleドライブで扱うファイルの中でも、特に使用する機会が多いスプレッドシートとドキュメントについて、最低限どのようなことができれば業務で役に立つのか、私の経験をもとに具体的にご説明します。
集計しない人も知っておきたい、スプレッドシートの基本
もしHELP YOUで働くことを少しでも検討している方は、基本レベルのスプレッドシート操作法を覚えておくと安心です。データの集計や分析など、表計算を使うような職種に就く予定がなくても、HELP YOUではステータス管理にスプレッドシートを用いるシーンが多くあります。
リモートワーカー同士がチームで働くうえで、リアルタイムな進捗共有は欠かせません。複数人で共同編集でき、変更内容が即時反映されるスプレッドシートは、チームのステータス管理にとても便利です。以下のような簡単な入力操作を練習しておくとよいでしょう。
- 文字を入力してフォントの種類や大きさ、色を変える
- セルを塗りつぶす
- 列に入力した数字の合計を計算する
- リンク機能を使ってシート間で移動する、他のWebページに飛ぶ
- プルダウンを作る
私は、スプレッドシートを使ったことがなかったので、ダウンロードファイル付きの書籍を購入し、実際にスプレッドシートを操作しながら勉強しました。エクセルと見た目が似ているのに操作方法が違うことに少し面くらいますが、エクセルを業務で使ってきた経験があれば大丈夫。基本の操作程度ならすぐにできるようになりますよ。
ステータス管理以外でも、リサーチやデータチェックなど、HELP YOUではスプレッドシートを使う案件が多いため覚えておいて損はありません。
ひとまず文字入力ができればOK！ドキュメント操作のポイント
ドキュメントの用途として真っ先に思い浮かぶのがライティングではないでしょうか。実は、HELP YOUには音声データの文字起こしや議事録作成など、ライティング以外でもドキュメントを使う案件があり、操作できた方が仕事の幅は広がります。業務マニュアルがドキュメントで作成されている場合もあるので、ドキュメントのことは全くわからないというのもちょっと不安です。ぜひドキュメントも使えるようになっておきましょう。
私はライティングの案件を担当しているので、原稿の作成でドキュメントを使っていますが、指定のフォント、指定の文字数でフォーマットに沿って文章を入力するだけで、体裁を整える作業はありません。ドキュメントを使う他の案件の業務内容を見ても、体裁を整えるスキルではなく、シンプルに文字入力のスキルが求められることが多いようです。
ドキュメントの操作は難しくはありません。個人的な感覚ですが、よく使う機能がメニューバーにまとまっているおかげか簡単に感じます。
ワードの経験があるなら心配はいらないと思いますが、スプレッドシートとエクセルの関係と同じように、見た目は似ていても操作方法が異なるので練習はしておいた方が安心でしょう。
- 文字を入力してフォントの種類や大きさ、色を変える
- 文字数をカウントする
- リンク機能で他のwebページに飛ぶ
- コメントを入れる
などを試しておくと役に立つと思います。
プロ意識をもって万全のセキュリティ対策を
オンラインで作業をするなら、セキュリティ対策も重要です。個人でパソコンを使うとき、どのようなことに気を付けていますか？
不審なメールは開かない、安易に個人情報を入力しない、セキュリティソフトを導入する・・・このくらいでしょうか。かくいう私も、HELP YOUで仕事をはじめる前はその程度の対策でした。
しかし、仕事を開始すればお客様のデータをお預かりすることになります。今まで以上に注意深く、万全のセキュリティ対策をとらなければなりません。
HELP YOUに採用された後に、情報を守るために必要な対策・設定について細かく指示がありますが、ここでは、あらかじめ準備できることについてご紹介します。
有料のウイルスソフトは必須条件
HELP YOUで仕事をするにあたって、まず必要になるのがウイルス対策ソフト。しかも、有料のソフトが必要です。
採用テストを受ける時点では無料ソフトでもかまいませんが、どの有料ソフトを使用するのか、性能や価格などを先にリサーチしておくと、採用後に慌てなくて済みますよ。
共同作業に便利な機能「共有」を使いこなす
前述したように、GoogleドライブのスプレッドシートやドキュメントのようなファイルはWeb上で他の人と共有できます。
これはGoogleドライブの大きな長所のひとつですが、間違った相手に共有してしまうとトラブルにつながるため仕事をはじめる前にしっかり理解しておきたい機能です。
自分で一からファイルに共有の設定をする案件は少ないと思いますが、扱っているファイルが誰とどういう共有設定になっているのか、自分で把握できるスキルは身に付けておきましょう。
スプレッドシートやドキュメントを開いた画面右上の「共有ボタン」から共有についての詳細を見ることができます。マイドライブ内に練習用のファイルを作って、確認をしてみてください。
共有ボタンから開く画面で共有するユーザーを追加することができるので、自分のサブのメールアドレスや家族のアドレスなどを使って共有相手を追加してみましょう。共有相手には、そのファイルに対して何ができるのかといった権限をつけることができます。編集作業ができる、閲覧のみできるなどが選べます。
どの相手に対して閲覧可能になっているのか、権限の違いによって何ができて何ができないのかなど、いろいろ設定を変えて確かめてみてください。
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パソコンスキル以外で在宅ワークに必要な3つの能力
ここまで主に、パソコンスキルについてお話ししてきました。仕事内容に応じたパソコンスキルが必要なのはもちろんですが、完全在宅で働くには、パソコンスキルと同じくらい大切な能力があります。それが、次の3つの能力です。
問題解決能力～自分で解決策を考える姿勢が大事～
HELP YOUでは案件チームごとにチャットツールのルーム内で連絡を取り合っています。どのチームも「わからないこと、つまずいていること」はないか、やり取りの中で日常的に声かけがあり質問しやすい雰囲気なので、私も含め多くのメンバーがルーム内で気軽に質問しています。また、テキストコミュニケーションではわかりにくいこともあるので、ビデオ会議ツールの「Zoom」などを使い、互いの顔やパソコンの画面を見せ合いながらの相談もできます。
ただ、リモートワークをやる以上オフィスで近くの人に質問するほどの気軽さはなく、まずは自分で調べるのが基本です。テキストや動画で細かくマニュアルが用意されている場合も多いですが、ひとりで読んで理解しなければなりません。また、マニュアルにないことは、自力で調べる必要があります。
HELP YOUでは困ったときに相談できて、助けてくれるチームの仲間がいる安心感がありますが、それに頼りきらない姿勢も大事だと自らの経験を通じて学びました。基本的には自分で調べて解決するという覚悟と責任感を持つことが大切です。
自己管理能力～優先順位を付けて計画的に行動～
在宅で仕事をしていると、プライベートの時間との境目があいまいになりがちです。仕事の合間にちょっと買い物に出る、洗濯物をたたむなど、家事と両立できるのは在宅で仕事をするメリットですが、その分仕事に集中しにくい環境でもあります。
誰も見ていないので、ついだらだらと時間を過ごしてしまい、思ったほど仕事が進まないときもあるかもしれません。また逆に、何時まででも仕事ができてしまうため、オーバーワークになってしまうこともあるでしょう。
コンスタントに仕事を続けていくためには、自分で時間や仕事内容の管理をすることが重要です。
納期が重なって対応できなくなってしまうことがないよう、タスクに優先順位をつけて、1日のスケジュール、1か月のスケジュールを組み立てるようにしましょう。自分のキャパシティ以上に案件を引き受けてしまわないことも大切です。
コミュニケーション能力～工夫と思いやりを忘れずに～
リモートワークだと直接顔を合わせない分、コミュニケーションは必要最小限で済むとイメージしている方も、もしかしたらいるでしょう。実は、リモートワーカーにこそコミュニケーション能力が欠かせません。対面では表情や身振り手振りで補っていた細かなニュアンスをテキストで正確に伝えるとともに、相手の意図を汲み取る力が求められます。
そして、わからないときはあいまいなまま進めるのではなく、遠慮せずに質問することも大切です。判断に自信が持てないときは、自分の理解で合っているのか確認し、丁寧に相手との認識を合わせることを意識しましょう。
在宅ワークでも出社勤務でも、共通して大事なのは一緒に仕事をするメンバー間の信頼関係です。在宅ワークであっても、工夫や気遣いのあるコミュニケーションを心がけることで、お互いが安心して仕事に取り組むことができるのです。
▶完全在宅のフリーランスとして働けるHELP YOUとは 詳しくはこちらから
まとめ
読んでいて「なんだか難しそう」と思った部分もあるかもしれませんが、難しいと感じた内容についてインターネットで「スプレッドシート プルダウン」や「Googleドライブ 共有方法」のように、語を組みあわせて検索してみましょう。いくつもの詳しい解説が見つかるはずです。
実際操作してみれば、案外簡単！自信がなくてためらっていた人も、勇気をもって踏み出してみてください。
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