テキストコミュニケーション術5つのポイントーフルリモートのプロがテキストに感情を乗せるコツを伝授(前編)

コロナ禍によるテレワークの拡大に伴い、チャットツールなどを使った「テキストコミュニケーション」が増えました。対面でのコミュニケーションとは違い、テキストでのコミュニケーションに苦手意識をお持ちの方も多いのではないでしょうか。

株式会社ニットが運営するオンラインアウトソーシングサービス「HELP YOU」には、約400名のメンバーが所属しています。コロナ禍以前の創業当初から、全員フルリモートかつテキストコミュニケーション中心で業務を進めてきました。対面で会ったことのないメンバーばかりにも関わらず、メンバー間の関係性は良好で、それが円滑な業務遂行につながっています。本記事では、ニットの広報・小澤美佳が普段から実践している、テキストコミュニケーションを円滑に進めるためのポイントをご紹介します!

ライター

Kei
3児の母。学部在学中にアメリカの大学へ留学し、卒業後は航空会社に勤務する。その後大学院へ進学しアメリカ研究の道を志すも、結婚出産を機に専業主婦に。ワンオペ3人育児で心身の鍛錬に励みつつ、現在はアメリカとは無関係のライティング、校正、たまにリサーチや翻訳を請負うフリーランスとして活動している。いつか子供達と長期海外滞在するのが夢。

テキストコミュニケーションは感情が見えにくい

テキストコミュニケーションを「苦手」「怖い」と感じる原因は主に2つあると小澤は説明します。一つ目は、感情が伝わりにくい点です。

相手の顔が見えないテキストだけのやり取りで、相手のことを「冷たい」と感じたり、「怒っているのかな?」と不安になったことはないでしょうか? また、もしかしたら、自分の送ったメッセージが、意図せずに相手を傷つけていることもあるかもしれません。

それもそのはず。用件のみの文章はどうしても無機質になりがちです。そのため、ちょっとした注意や指摘のつもりが、その言葉の温度感が伝わらずに、相手を必要以上に追い詰めてしまうことだってあるのです。

テキストに感情をのせる方法3選

ここであきらめないでください! ちょっとした工夫をするだけで、テキストでも温度感を伝えることはできます。そのための3つのポイントをご紹介します。

【1】語尾に思いやりの一言/絵文字を添える

「ありがとう」や「助かります」など、相手を思いやる気持ちを一言付け加えるだけで受け取る側の心象もグッと良くなります。意識的に相手に感謝の気持ちを伝えるようにしましょう! さらに、絵文字を活用し、感情を視覚的に表現するのもおすすめです。

×「了解」

「了解です!ありがとう!」「わかりました!助かります♪」

【2】指摘・注意は、褒めのクッションを置いてから

用件だけのメッセージは、攻撃的な印象になってしまいがちです。まして、指摘や注意をする際にはなおのこと。相手がメッセージを必要以上に深刻にとらえ、不安を感じてしまうことにもなりかねません。指摘・注意をするときこそ、まずは褒めて、頭にクッションを置くことを心がけましょう。

×「ここの数字がおかしいから、直してください」

「〇〇さんの△△の仕事、とても助かりました! ●●のところの数字が少し合わないみたいなんだけど、一度見直してみてくれますか?」

【3】「かも」を語尾に加えてマイルドに

ミスを伝えるときも断言せずに「かも」を付け加えるだけでマイルドな印象になります。「かも」があるかないかで、受け取る側の気持ちは大きく変わります。

×「報告書の数字、間違っています」

「報告書の数字が間違っているかも」

テキストコミュニケーションでは孤独を感じやすい

それまでオフィス勤務だった方にとっては特に、テレワークでのテキストコミュニケーションだけでは、孤独感や不安感に襲われることもあるでしょう。この点が、テキストコミュニケーションを苦手だと感じるもう一つの理由であると小澤は指摘しています。

まずは、ネガティブな気持ちに陥りやすい状況にあることを、メンバー一人ひとりが自覚することが大切です。その上で、自分や他のメンバーが孤独や不安な感情を持たないためにできる対策をご紹介します。

自分もメンバーも孤独にならないためにできる2つのこと

①自分の状況を周囲に発信する

まず、自分が孤独に陥らないためには、自分の現状を周囲に伝えることが重要です。「今日は体調が悪くて作業効率が上がらない」「この部分の理解が難しい」など、自分の抱えている課題をメンバーに知らせましょう。相手が何か反応を示してくれるだけで安心感が得られます。同時に、相手にとってもメンバーの状況を把握することで、漠然とした不安から解放されます。

②メンバーの発信には積極的に反応する

テキストのやりとりでは即座に相手の反応が得られないこともあるため、「ちゃんと確認してくれているだろうか」と不安になりますよね。周りのメンバーがそのような不安に陥らないために、メンバーの発信には積極的に反応しましょう! 忙しいときなどには、絵文字や「いいね」を送るだけでも良いのです。仲間の存在を示し、安心感を与えることを意識しましょう。

まとめ

今回ご紹介したテキストコミュニケーション術を提案している小澤は、これらのことを日頃から実践しています。ポジティブな言葉でのメッセージをはじめ、指摘をする際にはマイルドなクッションを置いたり、絵文字を効果的に使ったりといった細かな表現から、そのメッセージの裏側にある思いやりが伝わってきます。

今回は、テキストコミュニケーションにおいて、メッセージにいかに温度感や感情を乗せるのかについてお伝えしました。今日から実践できるものばかりですので、ぜひご活用ください。次回はもう一歩踏み込んだ、テキストコミュニケーションで「伝わる文章の作り方」についてお伝えします。お楽しみに!

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