400人全員フルリモートの会社が伝えたい、「オンライン忘年会」成功の秘訣とは
いよいよ忘年会シーズンがやってまいりました。コロナ禍以降、オンライン忘年会を開催する企業も増えたのではないでしょうか。一方で、「オンラインで開催してみたいけれど、経験がなくて不安……」と感じる方もいらっしゃるでしょう。そこで、2015年の創業以来、フルリモートでの経営を行う株式会社ニットが、オンラインイベントのノウハウをお伝えします。ぜひ参考にしてみてください。
目次
ライター
「つながっている」感覚を醸成するオンラインイベント
昨年、オンライン忘年会で実施した「利き酒イベント」の様子。ニット代表取締役社長の秋沢崇夫も参加。
現在、ニットには世界33か国・全国各地から集まった400名のリモートワーカーが在籍しています。その多くは、ニットが提供するオンラインアウトソーシングサービス「HELP YOU（ヘルプユー）」の運営を支えるメンバー（HELP YOUメンバー）として活躍中です。
フルリモートを前提としているので、同じ案件を担当するチームのメンバー同士でも、普段は直接顔を合わせることなく働いています。
それでも問題ない、と感じる人もいるかもしれません。しかし、私たちはメンバー同士の接点を増やし、信頼関係を築くことこそオンラインでの業務において重要だと考えています。人同士の良好な関係が心理的安全性を生み、円滑なコミュニケーションにつながるからです。
そこで、大事にしていることの一つが、オンラインイベントです。業務と直接関係のない場での交流の機会を増やすことで、メンバー同士のつながりや組織としての一体感が生まれると考えました。
会社としての方向性を共有するキックオフに加え、新人歓迎会や、異文化交流会、メンバーのお子さん向けのライター講座など、さまざまなイベントをオンラインで開催しています。
昨年、一昨年と2年連続で開催したオンライン忘年会は、特にメンバーから好評だったイベントの一つです。昨年の忘年会では、利き酒イベントを実施。酒蔵の経営者をパートナーに持つHELP YOUメンバーを中心に企画を行いました。
ただ、やみくもにオンラインイベントを開催しても期待する効果は得られません。大事なのは、参加者を惹きつけるコンテンツとオンラインファシリテーションの技術です。ニットでは、参加してくれたメンバーの満足度を高めるために、さまざまな工夫をしてまいりました。
試行錯誤から得たノウハウを「企画段階」「準備段階」「運営・司会進行」の3つのフェーズに分けてお伝えします。
【企画段階】成功の鍵は「全員が楽しめる」コンテンツ設計
2019年12月に開催したオンライン忘年会の様子。
ポイントは2つあります。1つは、開催日時の設定です。イベントを成功させるためには、できるだけ多くのメンバーに参加してもらう必要があります。そのため、メンバーが参加しやすい時間帯を選ぶと良いでしょう。
例えば、HELP YOUメンバーの中には、小さなお子さんを持つ人もいるので、寝かしつけてからでも参加できるよう一昨年は22時に本格スタートとしました。
もう1つは、コンテンツ設計です。メンバーが「参加したい！」と思える企画を用意することがイベントの成功につながります。一例として、前述した「利き酒イベント」のようにメンバーの特色を生かすのもおすすめです。
ビンゴやクイズなど、「忘年会あるある」の企画を盛り込む場合には、オンラインでもスムーズに参加できるための仕組みが必要です。ビンゴについていうと、紙のカードを配布することはできないので、ニットでは事前にスプレッドシートに数字を入力してもらう形で進めました。
スプレッドシート上でビンゴゲームを実施。
また、クイズでは身内ならではの話題を入れると盛り上がります。ただし、社歴が長い人にしかわからないマニアックな話題を選んでしまうと、新人メンバーが疎外感を感じる可能性があります。「参加者全員が楽しめる」ことを念頭に置いて考えることが重要です。
そのほか、ニットでは「絵しりとり」などZoomのホワイトボード機能を生かした企画も実施しました。ブレイクアウトルーム機能（※）で参加者を少人数のグループに分け、絵しりとりが完結するまでのタイムを競います。通常のしりとりと異なり、各メンバーの絵心によって難易度が変化するので大変盛り上がりました。
※ Zoomの参加者を少人数のグループに分けられる機能。例えば、参加者が10人いたとしたら、5人グループを2つ作ったり、3人グループを2つ・4人グループを1つ作ったりすることができる。
この絵は「弓→幹→木→黄色」を表しているそう。
【準備段階】盛り上がるイベントの秘訣は「顔出し参加」
メンバーには、事前に顔を出して参加してほしい旨を伝えておくのがポイントです。やはり、互いに顔も見えない状況では、盛り上がりも半減してしまいます。
ファシリテーターとしても、参加者の表情が見えない状況で進行をするのは難しいでしょう。「ちゃんと楽しんでくれているのか？」「もしかして黒い画面の奥で寝ているのではないか？」と不安になってしまいますよね。
「自分の部屋が映るのが恥ずかしい！」という人がいる時は、あらかじめZoomなどで使えるバーチャル背景用の画像を配布しておくと良いでしょう。
新しく入ったHELP YOUメンバーのウェルカムパーティーにて。
これは忘年会ではなく、以前ニットで行った新人歓迎会の例ですが、参加者全員でおそろいの背景を使うことで一体感も醸成できます。
【運営・司会進行】大事なのは、誰も置き去りにしないこと
当日イベントが盛り上がるかどうかは、ファシリテーターの手腕にかかっているといっても過言ではありません。特に、画面越しでは熱量が伝わりにくいので、いつもより2割増しでテンションを上げていきましょう。
盛況感を増すために、事前に何人かのメンバーへ「盛り上げ係」を依頼しておくと安心です。
また、イベントの冒頭でチャット機能の活用を参加者へ促すのも良いでしょう。大勢の前で、それもオンラインで発言するのはちょっと……と尻込みしている人でも、チャットなら参加のハードルがぐっと下がります。
歓談タイムを設ける場合は、同じ人ばかりが話す状況を作らないための工夫が必要です。特に、社歴の短いメンバーは遠慮して聞き役に回ってしまうケースが多いので、適宜話題を振って発言を促しましょう。一部の人にしかわからない話題について語りたい時には、ファシリテーターが前提を共有してから会話に入るとスムーズです。
参加人数が多い場合は、ブレイクアウトルーム機能を活用するのもおすすめです。大人数だと声が被って聞きとりにくくなってしまう可能性がありますが、少人数のグループなら、比較的発言のタイミングを気にせず会話ができます。
知見を生かしてオンラインイベント運営をサポート
ここで紹介したようなノウハウを生かし、ニットではオンラインイベントの運営サポートを行っています。
オンラインイベントの運営に慣れていないと、「機材トラブルが発生して場が白けたらどうしよう……」「沈黙が流れたらどうしよう……」と不安になるかもしれません。
ニットが企画から当日の司会進行までを一気通貫で行うので、オンラインコミュニケーションの経験が少ない企業でも安心です。幹事の方も上記のような不安を抱えることなく、自分自身がイベントを楽しむことに集中できます。
2020年12月にオンラインイベント企画・司会進行サービスをリリースし、2021年も各社からご依頼を頂いています。
▶︎ プレスリリース「株式会社ニット、システム技研にてオンライン忘年会の企画・運営サポートを実施決定」
まとめ
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