【MEET UP2022レポート】実践編・テキストコミュニケーション講座〜実践ワークで分かる、あなたのテキコミュ力〜
株式会社ニットが運営するHELP YOUが、年に1度開催している大型オンラインイベント「MEET UP」。
今回は2022年12月のMEET UP内で行われたセミナー「実践編・テキストコミュニケーション講座〜実践ワークで分かる、あなたのテキコミュ力〜」をレポートします。
今回の講座内容で特筆すべきは、実際の現場で起こりうるケースを想定した実践的なワーク。本記事内でもワーク内容を紹介しているので、ぜひチャレンジしてみましょう！実際にワークに取り組むことで、あなたの「テキコミュ力」を知ることができます。
HELP YOUはフルリモートでの組織マネジメント・事業運営におけるノウハウ×人材を提供するサービスです。法人向けの研修も多数行っており、これまでに東芝デジタルソリューションズ株式会社様、株式会社テンダ様などでも、テキストコミュニケーション講座を実施してきました。
HELP YOUによる法人向け研修の詳細はこちら
本記事では、HELP YOUが提供する実践的なテキストコミュニケーション講座の一部をご紹介します。この記事を読めばテキストコミュニケーションを成功させるためのコツが分かります。「社内のテキストコミュニケーションを改善したい」と、お悩みの方は、ぜひ参考にしてみてください。
また、今回は特別に本講座の一部を抜粋した動画もご視聴可能です。ご希望の方は記事末にある動画視聴リンクより御覧ください。
目次
ライター
テキストコミュニケーションの必要性
近年ではビジネスメールに限らず、共有アプリやチャットを取り入れる企業も多く、それに伴いコミュニケーションの齟齬による問題を抱える組織も増えています。その理由は、テキストによるコミュニケーションの齟齬は、重要な情報の伝達漏れを引き起こすだけではなく、伝えたい情報、伝えたい思いが正しく伝わりにくいため組織の士気を下げることにも繋がるからです。
逆に、状況に応じた適切なテキストコミュニケーションを実践できる組織は、コミュニケーションによる混乱が最小限となり、業務を円滑に進めることができ、生産性とチームワークを高めることができます。
実践と経験に基づいたテキストコミュニケーション講座
HELP YOUでは世界35カ国で約500人のメンバー全員がフルリモートで働いており、日々の業務のやり取りのほとんどをテキストコミュニケーションで行っています。
今回の講座のコメンテーターを務めたのは、HELP YOUの組織内でもテキストコミュニケーションの質の高さに定評のある、ヒューマンサクセスの阿久津春菜さんと、ディレクターの小山麻未さん。現場でのリアルな課題や日頃意識していることなど、自分たちの経験を通して話してくれました。
テキストコミュニケーションで最も意識すべきこととは？
テキストコミュニケーションで最も注意すべきポイント、それは「テキストだけでは全てを伝えることはできない」ということです。人は情報を判断する際に「視覚情報」「聴覚情報」「言語情報」の三つの要素で判断しています。そして、足りない情報を自らの想像で補う習性があります。
相手の声色を伺うことができないチャットでは、意図していないコミュニケーションの齟齬が起こりやすいといえます。例えば「怒っているのかもしれない」と相手に感じさせてしまったり、情報を読み取りきれずに取りこぼしが起きてしまったりという例が挙げられます。
こうしたことから、テキストコミュニケーションで最も意識すべきこととは、
・相手を安心させること
・相手に負荷をかけないこと
ではここからは、この２つのポイントを意識した上で、実際の仕事の現場を想定したワークに取り組んでみましょう。
実践的ワークでテキコミュ力をチェック！
これからあるシチュエーションを想像していただきます。登場人物は助田さんと鈴木さんの二人。次の状況において助田さんの立場に立った場合、あなたなら鈴木さんにどんなチャットを送りますか？
先程テキストコミュニケーションで最も意識すべきこととして挙げた「相手を安心させること」「相手に負荷をかけないこと」に留意しながら、助田さんのチャットの文面を修正してみましょう！
本記事をご覧のあなたは、実際にワークを行ってみていかがでしたか？
当日のセミナー参加者からは
・自分も修正前の文面に似たものを送ってしまいがちだと気が付いた
・改めて相手を配慮しながら書くと、思ったよりも時間がかかってしまった
など、様々な声が上がりました。
ではここで、修正前の文面の改善ポイントを見てみましょう。
「相手を安心させること」「相手に負荷をかけないこと」の２点を踏まえて改めて助田さんのチャットを見てみると、改善ポイントは６つ。これらをクリアにすることで、チャットを受けた相手はスムーズに内容を理解することができます。
では、コメンテーターの二人が実際にワークに取り組んだ際の文面を見てみます。
二人からは、今回作成する際に意識したポイントを聞きました。
阿久津さん
【意識したポイント】
・口頭でミーティングさせて欲しいという一番の要件を冒頭に持ってきた。
・相手が必要な情報をすぐに理解できるよう見出しをつけた。
【コメント】
例題の書き方、やってしまいがちですよね。私は「このチャットの一番の目的は何か？」と言うことを念頭に置きながら文章を整理しました。
小山さん
【意識したポイント】
・クエスチョンマークを最小限にすることで、相手の負担を減らした。
・先方の課題を述べる際、必要以上に深刻に伝わらないよう、口語表現を使用して印象を和らげた。
【コメント】
今回クエスチョンマークを最小限にしたというのは「どれが質問で、何に答えれば良いのかを分かりやすくする」という意図で、日頃から気を付けていることのひとつです。１つのメッセージの中に、なるべく１つまでになるよう心掛けています。
コメンテーターの二人に共通するのは、一番最初に要件を記載していること、受け手の目線に立って作成していることでした。いずれもメッセージを送る相手への配慮があります。
実践的ワークの模範回答
では最後に、株式会社ニットの法人研修担当者が作成した本ワークの模範回答を見ていきましょう。
本記事をご覧のみなさんは、いかがだったでしょうか？
当日のセミナー参加者からは「意外と難しかった」「明日から早速取り入れたい！」などの声が上がりました。
講座本編ではこの後、チームリーダーの鈴木さんからメンバーの助田さんへ、仕事へのフィードバックを行う文面を作成するワークも行いました。このようにセミナー参加者は、実際の現場を想定した２つのワークで、よりリアルに自身の「テキコミュ力」を体感することができました。
今回、本講座の一部を抜粋した動画を特別にご用意しております。
下記のURLよりご覧いただくことができますので、ご自身や組織の「テキコミュ力」アップにぜひお役立てください。
動画視聴はこちら
まとめ
HELP YOU オンライン研修
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