テキストコミュニケーション術5つのポイントーフルリモートのプロが「伝わる」文章のコツを伝授(後編)

テレワークになり、テキストコミュニケーションを中心に業務を進めているけれど、「なかなか意図が伝わらないなぁ」と困ったことはありませんか? 前回の記事「フルリモートのプロがテキストに感情を乗せるコツを伝授(前編)」でもお伝えしたように、メッセージを送る際に感情や温度感を意識することは大切です。しかし、そればかりに気が取られて、「伝わる文章」になっていなければ、業務そのものに支障をきたすことにもなりかねません。そこで今回は、当社・株式会社ニットの広報である小澤美佳が提案する、テキストコミュニケーションにおいて重要な「伝わる文章の作り方」をお伝えします!

ライター

Kei
3児の母。学部在学中にアメリカの大学へ留学し、卒業後は航空会社に勤務する。その後大学院へ進学しアメリカ研究の道を志すも、結婚出産を機に専業主婦に。ワンオペ3人育児で心身の鍛錬に励みつつ、現在はアメリカとは無関係のライティング、校正、たまにリサーチや翻訳を請負うフリーランスとして活動している。いつか子供達と長期海外滞在するのが夢。

「伝わる文章」を作る5つのポイント

私たち株式会社ニットが運営するオンラインアウトソーシングサービス「HELP YOU」では、世界各国に住むメンバーがチームとなって業務にあたっています。当然ながらメンバーが住む地域によっては(日本と)時差があるため、仕事をする時間帯はバラバラ。そのため、業務上のコミュニケーションはチャットワーク(※)というツールを使ったテキストでのやり取りが中心です。

一回のやり取りをするのにもタイムラグがあるため、なるべくラリーを少なくし、効率よくメッセージがやり取りできるよう、メンバーたちは常に「何をどのように伝えればより分かりやすい文章になるのか」を意識しています。具体的にどのようなことに注意すればいいのか、そのポイントを小澤がまとめたものをご紹介します!
(※)Chatwork株式会社が提供するビジネス向けチャットツール

「伝わる文章」にするためのチェックポイント

✔ 用件は端的&明確か

  • メールのタイトルやチャットの頭に、【相談】【報告】【共有】【依頼:◯◯の件】などの項目を入れると良いでしょう。
  • 一目で用件がわかれば、その後の文章も頭に入りやすくなります。

✔ 結論は最初に示しているか

  • 1文目で「〇〇の件は、△△という認識で合っていますか?」など、要点を伝えるようにしましょう。
  • 最初に結論をもってくることで、相手がメッセージを読み取る負担を最小限にとどめることができます。

✔ 構成を意識できているか

  • 「結論→ 背景/根拠→ 詳細」の順に文章を組み立てましょう。
  • 上から下に流れるように文章を書くことで、読み手の理解もよりスムーズになります。

✔ その判断に至った背景/根拠まで盛り込めているか

  • ただ「こうしました」と報告すると、判断の背景や根拠が分からず追加のラリーが発生してしまう場合があります。
  • 相手の「なぜ?」に答えることまでをイメージすることで、レスポンスの回数が減り、業務推進のスピードを上げることができます。

✔ 返信の際は引用文を活用しているか

  • 相手のメッセージに返信するときは、メールやチャットなどの相手の言葉を引用すると良いでしょう。
  • 何に対する回答なのかが一目瞭然になり、「何の話だっけ?」と過去のメッセージを見返す必要もなくなります。

以上のポイントを意識しながら、日々のテキストメッセージに取り入れてみましょう! もっと分かりやすく、伝わりやすいメッセージになるはずです。

テキストメッセージを避けるべき3つの場面

ここまで、テキストメッセージを中心にポイントをお伝えしてきましたが、日々の業務を円滑に進めるにあたり、ビデオチャットや通話などを取り入れるべきケースもあります。特に次の3つの場面では、テキストではなく、通話などの手段を使うことを検討しましょう。

①急を要するとき

一方的なテキストでの発信は、相手がすぐに確認するとは限らないため、緊急時には使用しない方が良いでしょう。

②チャットで3往復以上メッセージのやりとりが続いているとき

テキストでのやり取りをする中で、相手と意見が異なり議論になってくることもあると思います。ビデオチャットや電話を活用したほうがテキストを打つより早く結論が出やすく、効率的に進むケースが多いでしょう。

③注意や指摘などネガティブな内容を伝えるとき

良くも悪くも、テキストは後々まで残ってしまいます。また、感情が見えづらいテキストでのやり取りの場合、対話のときより、「相手は怒っているのではないか」などと想像が膨らんでしまい、必要以上に深刻に捉えてしまうこともあります。その結果事態が悪化してしまう可能性もあるということを常に意識しておきましょう。

特にグループチャットでの発信は、直接やりとりには関係のない第三者の目に触れることもあります。このようなことを避けるためにも、ネガティブな情報はできるだけテキストではなく、個人的な対話で伝えるようにしましょう。‍‍‍️

まとめ

広報の小澤が提唱するテキストコミュニケーション術を「テキストに感情を乗せる5つのポイント」に続きお伝えしました。どれも今すぐに実践可能なものばかりです。ぜひ、ご自身のテキストコミュニケーションに活かしていただければ幸いです。

「言葉は、鋭く冷たい刃にも、包み込むような温かい衣にもなる」と小澤は言うように、テキストコミュニケーションを中心に運営するHELP YOUという組織に属する一員として、私も言葉には一層配慮し、愛のあるコミュニケーションでチームの雰囲気作りにも貢献していきたいと思っています。

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