アンケートだけじゃない！Google フォームを仕事に活用～仕事効率化でくらし充実！（作業編5）
セミナー・イベントの参加申し込みやアンケートなど、複数の人から情報を集めたい場合に便利なのがGoogle フォーム。Googleのアカウントがあれば無料で設置することができ、仕事の効率化にもつながります。
仮に、あなたが会社の10週年記念パーティーの実行委員になったとします。社員とその家族も招待することになり、人数やお子さんの年齢などを把握しなければいけません。こんなとき、あなたはどういう方法で情報収集しますか？
複数の人から決まった項目で情報収集するときは、Googleフォームを使用すると効率的です。
Googleフォームとは？
Googleフォームは、問い合わせやアンケートなどのフォームを簡単に作成できる無料のWebアプリケーションです。集めたデータを集計したりグラフにしたりするのも簡単、オンライン上で複数人で管理・編集もできるなど、とても便利なツールなんです。
目次
ライター
「出欠をメールで送って」「一覧表に入力して」は非効率！
イベントの出欠確認は、メールで連絡してもらったり、予め用意した一覧表への入力をお願いする、という人も多いかもしれません。ですが、それぞれちょっと面倒な点があります。
メールに書いて返信してもらう場合
対象者全員にメールで必要な項目を伝え、返信してくださいと依頼するやり方。
- この場合、対象者が多いほど返信の数も増え、受け取るだけでも大変
- 届いたメールをひとつひとつ確認し、別表などにコピペしなければならない
- 項目を指定していても「1名」「1人」「1」など表記が揃わず集計しづらい
など、集めるだけでも時間をとられてしまうのに加え、作業が煩雑になるのでミスが起こりやすくなります。
Excel表に直接入力してもらう場合
共有のファイルサーバーにExcel表をおいて、対象者に「この表の各項目を埋めてください」と依頼するやり方。
この場合、
- 複数の人が同時に書き込めない
- 入力内容がほかの人に上書きされるなど、トラブルが起こりやすい
- 「1名」「1人」「1」など表記が揃わず集計しづらい
などのほか、入力モレのようなミスも起こりやすくなります。
Googleフォームはなぜ効率的？
一方、Googleフォームを使用することで効率的になる理由は3つあります。
１．ミスやモレが防げる
必須入力項目や選択肢をあらかじめ指定することができるので、入力ミスやモレが起きにくいです。
２．集計が簡単
入力された内容が自動的にスプレッドシート（表）に反映され、円グラフや棒グラフで確認することも可能です。
Googleスプレッドシート
「回答」タブをクリックすると、集計結果を円グラフや棒グラフで確認することができます。
３．入力する人の負担も少ない
メールの内容をコピペして返信したり、誰かがExcel入力しているのを待つ必要もないので、回答を早く集めることができます。PCだけでなくスマートフォンからも入力できるので、忘れないうちに入力してもらえますね。
Google フォームの基本的な使い方
ここでは、フォームの作成方法を簡単にご紹介します。
Googleのアカウントが必要になります。まだ持っていない方は、こちらからアカウントを作成してください。アカウントをお持ちの方は、このURLhttps://docs.google.com/forms/u/0/にアクセスするか、Googleドライブにアクセスします。
以下はGoogleドライブにアクセスした場合の手順です。
新規作成フォームです。上から順に「タイトル」「説明文」「質問」「回答」を入力していきます。
画面右上、右横のアイコンは、それぞれ以下のようになっています。
回答方法にはさまざまな種類を設定することができます。
- 記述式（一行/複数行）
- ラジオボタン
- チェックボックス
- プルダウン
- 均等めもり
- 選択式（グリッド）
- 日付
- 時刻
必ず入力してほしい項目がある場合「必須」の指定をかけましょう。
必須をONにすると、質問内容の横に「*」マークがつきます。回答モレを防ぎたい質問に設定しておくと便利です。
すべての項目への入力が終わったら「送信」をクリックしましょう。
送信方法は、
- メールでの送信
- リンクURLを生成
- HTMLで埋め込み
- SNSで共有
から選べます。リンクは短縮URLも生成でき、HTMLはiframeの高さと幅も画面上で変更できます。
誰でも簡単に作成できるGoogleフォーム
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