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仕事をスムーズに進めていく上で、上手なスケジュール管理は不可欠です。誰かとのアポイントメントや外出の予定があれば、それを手帳やスケジュール表に書き込んでおくのは基本ですね。私がおすすめするのは、外出の予定が決まったら、その前後の移動の予定も書き込んでおくということです。

これをやっておくと、結構時間の節約になるんです。以下にその理由と、方法を紹介します。

iStock.com/MangoStar_Studio

移動時間もスケジュールに入れることで省ける「ミス」や「ムダ」

移動時間をスケジュールに入れておくと、以下のようなミスやムダが省けます。

移動時間に予定を入れてしまうミス

例えば明日の14時から15時に取引先のA社を訪問するというアポがあり、A社までは片道1時間かかるとすると、外出して戻ってくるまで、少なくとも13時から16時までは他の予定が入れられないはずです。

ですが「14:00〜15:00 A社」とだけ書いていたら、うっかり14時に始まる他のミーティング予定を入れてしまったりする可能性があります。

最近は、社内の同じ部署のメンバー同士で予定を共有し、お互いの空いている時間を確認の上で会議の予定を入れられるようなグループウェアも増えてきています。その場合、自分では「13時から16時まではA社訪問で外出中」と把握していても、他の人には「14時から15時に予定が入っている」としか認識されず、いない時間に予定を入れられてしまうというトラブルも起こりえます。

後に紹介する方法で移動時間もスケジュールに入れておけば、こういったミスは防げます。

乗換案内を何度も検索する時間のムダ

外出の予定を決めるとき、まずは移動にかかる時間を調べ、「この時間だったら間に合う」ということを確認してから決定することがほとんどではないでしょうか?(「出発する時間も戻ってくる時間もいつも同じ」という定期的な予定を除いては)

私が強くおすすめするのは、最初に調べたこの時点で、利用する交通機関の時間もスケジュールに記入してしまうということです。

これをしないと、以下のように何度も同じ乗り換え検索をしたりして、とても時間のムダです。

もう1度乗り換え検索が必要になる場面

  • 他の予定が入りそうなときに、「何時まで(または何時から)なら大丈夫?」と確認する。
  • 当日出かける前に、「何時に出発すればいいんだっけ?」と確認する。
  • 当日移動しながら、「どこで乗り換えるんだっけ?」と確認する。

電車の時間などを調べたらその場で記入しておけば、上の場面ではスケジュールを開いて確認するだけ。もう一度検索する必要はありません。

移動時間の書き込み方

移動時間をスケジュールに入れる際におさえておきたいのは、以下のポイントです。

  1. 出発時間
  2. 利用する駅やバス停名と出発時間(乗り換えがある場合は、乗換駅やバス停名と出発時間も)
    ※慣れない場所の場合は、「どこ行き」に乗るのかも書いておくと、「反対方向に載ってしまった!」というトラブルも防げます。東京の地下鉄など、いくつもの路線が乗り入れているような場合は、路線名も書いておくとさらに安心です。
  3. 下車駅やバス停名(最終目的地がそこから離れている場合は、下車予定時刻も書いておくと、「そこから10分くらい歩くんだな」といったことも分かって心の準備ができます)

※徒歩や車で移動の場合は、2,3は不要です。

帰りは「最終リミット」の移動予定を入れておく

帰りの移動時間も、記入項目は同じです。
ただ、ミーティングやセミナーなど、予定よりも長引くことってよくありますよね。

長引きそうだな、と思った時は、次の予定にギリギリ間に合う移動時間を調べて記入しておくと、「この会議、もう少し延長してもいいですか?」と聞かれた時に「あと15分までであれば大丈夫ですよ」などと、サッと答えられます。

筆者の場合、夕方に取材の予定があるときは、取材場所から子どもの保育園のお迎えにギリギリ間に合う移動時間を入れておく、ということが多いです。

「スマホで乗換検索→そのままスケジュールに登録」が便利!

スマホで使える乗換検索アプリやWebサイトは、検索結果をスマホのスケジュールに登録する機能が付いているものが多いです。これを使えば、検索結果をいちいちコピペしたりする必要もなく、とっても便利!

次のページでは、私がiPhoneで使っている「駅探 乗換案内」アプリ、「Google Maps」アプリでの、検索結果の登録方法です。この他「NAVIタイム」や「Yahoo!乗換案内」など、同様の機能がありますので、お使いのアプリやWebサイトでご確認ください)

「駅探 乗換案内」の検索結果をスケジュールに登録する方法

1.検索結果画面の「共有」アイコンをタップします。

2.「スケジュールに追加」をタップします。

3.スケジュールの画面が開きます(出発地・目的地と時間が自動的に入力されています)

(詳細情報は、メモ欄に自動的に入力されています)

4.タイトルに駅名と出発時刻を入力します。(スケジュールの開始時間は、電車の発車時刻が自動で入力されていますが、オフィスや家を出る時間に変更しておくと分かりやすいです)

5.スケジュールにはこのように登録されています。

「Google Maps」の経路検索結果をスケジュールに登録する方法

1.検索結果画面の「カレンダーに追加」をタップ。→「カレンダーアプリに追加」「Googleカレンダーに追加」が表示されるので、好きな方をタップします。

2.「追加済み」と表示されたらGoogle Mapsアプリ上での操作は完了です。

3.スケジュールにはこのように登録されています。

4.詳細情報はメモ欄に自動的に入力されています。上の『「駅探 乗換案内」の検索結果をスケジュールに登録する方法』の4番で説明したように、タイトルに駅名と出発時刻などを入力しておくと、より分かりやすくなるのでおすすめです。

移動時間も予定に入れて、スケジュール管理を効率化しよう

スケジュール管理のうまさは仕事の効率に直結します。今回ご紹介したのはちょっとした工夫ですが、ぜひ実践してスケジューリングのミスやムダをなくしましょう!