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こんにちは。
普段『くらしと仕事』では、 「オンラインアシスタント日記」 を書いている伊藤です。
今回は、私たちオンラインアシスタント達がチームになり、クライアントさんと一緒に仕事を進めていく上で欠かせないwebツール、「チャットワーク(chatwork)」について、便利な点や使いこなすコツを紹介します。

チャットワーク トップページ

チャットワークは、連絡・情報共有・タスク管理等が手軽に行える、ビジネス向けの便利なwebツールです。
インターネットにつながる環境さえあれば、いつでもどこでもアクセスできるので、 出張中や外勤先でも手軽に使用できます。
スマートフォン用アプリもリリースされているので、 パソコンを持ち歩いていない時でも連絡内容の確認・返信が可能です。

メールや電話よりも便利!

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チームで仕事をする際は、メールで情報共有をする方が多いのではないでしょうか。
プロジェクト用のメーリングリストを作る会社も多いかもしれませんね。

メールとチャットワークを比較した場合にチャットワークが便利なのは、

  1. 手間やストレスが少ない
  2. グループ別の管理が容易で、一斉連絡と個別連絡が選べる
  3. 過去のやり取りを探しやすい

この3点です。

1.手間やストレスが少ない

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ビジネスメールを作成する際に面倒なのが署名や挨拶。
さくっと本題だけ送る、というのもなかなか難しいですよね。
やり取りが続くと、自分の署名と相手の署名だけでメールがものすごい長さになっていることも…
また、メールだといちいち宛先を探してTO、CC、BCC等に振り分ける必要があります。

簡潔なメッセージのラリーを進められるチャットワーク

チャットワークは名前のとおりチャットを基本としたツールなので、気軽にメッセージのラリーを進めていくことができます。
メンバーアイコンと名前を見ながら送信先を選択することができるので、似た名前の人が並んでいても送り間違える可能性が低くなります。

チャットワークのやりとり画面

オンラインアシスタント日記のネタについて打ち合わせています。

自分に関係あるメッセージを効率的にキャッチできる

また、メーリングリストの場合、 「自分に関係あるかないかわからないメールが大量にたまっていく」
「開封したはいいが自分に関係ない…」ということがあります。
チャットワークの場合は未読メッセージと TO指定がある未読メッセージをそれぞれソートすることができます。
そのため、関係があるTO指定メッセージだけ読み、 無いものは気軽に読み飛ばすことが可能です。

To指定があるメッセージとないメッセージ

緑のTOがあるのがTO指定メッセージです。
自分あてにTO指定があるメッセージが来ると、着信音やバイブレーションによるポップアップがあります。

2.グループ別の管理が容易で、一斉連絡と個別連絡が選べる

チャットワークはプロジェクトごとにグループを分けることができます。
(無料版14グループまで。)
このほかに、個人同士のやり取りも可能です。
プロジェクトチームや業務内容でチームを分けることで、 関係者だけが簡単にチェックできる掲示板の出来上がりです。
グループ内の個人や該当者のみに連絡したい時はTO指定を付けることで、 その他の人と差別化が可能です。
もちろん、同じグループ内の人は該当メッセージを見ることができるので、 現在の業務状況についても把握することができます。

グループ分けが可能

左の赤枠のように、色々なグループを作成できます。

3.過去のやり取りを探しやすい

「いつ話したか覚えてない」「誰と話したか忘れてしまった」
「この話の経緯ってどうなっていたかな…」
こんなこと、よくありませんか?
メールですべてのやり取りをしていた場合、ひたすらメールの件名を追うことになります。
検索機能があるメーラーだったとしても、該当キーワードが入ったメールが ズラっと並んだ中から、いちいちメールを開き、長いやり取りのどこに キーワードがあるのか探すのが大変だったりします。

チャットワークが便利なのは、掲示板形式なので 過去のやり取りをさかのぼるのが容易なことです。
また、後からグループに追加になったメンバーも、 過去ログを全て見ることができます。 これは、過去の経緯を理解するのが比較的容易になるという利点があります。

また、役立つのが検索機能。やり取りの際に使った単語をわずかでも 思い出すことができれば、全体(もしくはグループを選択して)検索をかけることが可能です。
除外キーワードや日付を指定することもできます。
ファイルもアップロード・ダウンロード可能で、(無料版は5GBまで)で、 ファイル検索機能もあります。

検索画面

グループや特定の人等、色々条件を付けた検索が可能です。

他にも、便利がいっぱい!

他にも、メールにはない「タスク管理」機能や、 逆にメールでは良く利用される「引用」機能など、便利な機能が盛りだくさんです。
より便利に使いこなすための機能は、入門編2でお伝えします。