2016年8月28日 更新

アンケートだけじゃない!Google フォームを仕事に活用〜仕事効率化でくらし充実!(作業編5)

セミナー・イベントの参加申し込みやアンケートなど、複数の人から情報を集めたい場合に便利なのがGoogle フォーム。Googleのアカウントがあれば無料で設置することができ、仕事の効率化にもつながります。

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thinkstock (4618)

仮に、あなたが会社の10週年記念パーティーの実行委員になったとします。社員とその家族も招待することになり、人数やお子さんの年齢などを把握しなければいけません。こんなとき、あなたはどういう方法で情報収集しますか?

複数の人から決まった項目で情報収集するときは、Googleフォームを使用すると効率的です。

Googleフォームとは?

Googleフォームは、問い合わせやアンケートなどのフォームを簡単に作成できる無料のWebアプリケーションです。
集めたデータを集計したりグラフにしたりするのも簡単、オンライン上で複数人で管理・編集もできるなど、とても便利なツールなんです。

「出欠をメールで送って」「一覧表に入力して」は非効率!

イベントの出欠確認は、メールで連絡してもらったり、予め用意した一覧表への入力をお願いする、という人も多いかもしれません。
ですが、それぞれちょっと面倒な点があります。

メールに書いて返信してもらう場合

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対象者全員にメールで必要な項目を伝え、返信してくださいと依頼するやり方。この場合、
・対象者が多いほど返信の数も増え、受け取るだけでも大変
・届いたメールをひとつひとつ確認し、別表などにコピペしなければならない
・項目を指定していても「1名」「1人」「1」など表記が揃わず集計しづらい


など、集めるだけでも時間をとられてしまうのに加え、作業が煩雑になるのでミスが起こりやすくなります。

Excel表に直接入力してもらう場合

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共有のファイルサーバーにExcel表をおいて、対象者に「この表の各項目を埋めてください」と依頼するやり方。
この場合、
・複数の人が同時に書き込めない
・入力内容がほかの人に上書きされるなど、トラブルが起こりやすい
・「1名」「1人」「1」など表記が揃わず集計しづらい


などのほか、入力モレのようなミスも起こりやすくなります。

Googleフォームはなぜ効率的?

一方、Googleフォームを使用することで効率的になる理由は3つあります。

 

1.ミスやモレが防げる

必須入力項目や選択肢をあらかじめ指定することができるので、入力ミスやモレが起きにくいです。

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2.集計が簡単

入力された内容が自動的にスプレッドシート(表)に反映され、円グラフや棒グラフで確認することも可能です。

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Googleスプレッドシート

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「回答」タブをクリックすると、集計結果を円グラフや棒グラフで確認することができます。

3.入力する人の負担も少ない

メールの内容をコピペして返信したり、誰かがExcel入力しているのを待つ必要もないので、回答を早く集めることができます。
PCだけでなくスマートフォンからも入力できるので、忘れないうちに入力してもらえますね。

Google フォームの基本的な使い方

ここでは、フォームの作成方法を簡単にご紹介します。

Googleのアカウントが必要になります。まだ持っていない方は、こちらからアカウントを作成してください。

アカウントをお持ちの方は、このURLhttps://docs.google.com/forms/u/0/にアクセスするか、 Googleドライブにアクセスします。
以下はGoogleドライブにアクセスした場合の手順です。

左上の「新規」→「その他」→「Googleフォーム」を...

左上の「新規」→「その他」→「Googleフォーム」をクリックします。

 

新規作成フォームです。上から順に「タイトル」「説明文」「質問」「回答」を入力していきます。

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画面右上、右横のアイコンは、それぞれ以下のようになっています。

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回答方法にはさまざまな種類を設定することができます。
・記述式(一行/複数行)
・ラジオボタン
・チェックボックス
・プルダウン
・均等めもり
・選択式(グリッド)
・日付
・時刻

必ず入力してほしい項目がある場合「必須」の指定をかけましょう。

画面右下の「必須」をONにします。

画面右下の「必須」をONにします。

必須をONにすると、質問内容の横に「*」マークがつきます。回答モレを防ぎたい質問に設定しておくと便利です。

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すべての項目への入力が終わったら「送信」をクリックしましょう。

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送信方法は、
・メールでの送信
・リンクURLを生成
・HTMLで埋め込み
・SNSで共有

から選べます。リンクは短縮URLも生成でき、HTMLはiframeの高さと幅も画面上で変更できます。

誰でも簡単に作成できるGoogleフォーム

HTMLの知識も不要なので、自社のHPや個人ブログなどに問い合わせやアンケート機能をつけたい場合も簡単に作成することができます。

デザインも以前からあるテンプレートに加えて新しいデザインがかなり増えているので、結婚式やスポーツ、旅行など仕事以外のさまざまな場面でも活用できます。覚えておいて損はないですよ!

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Google の秘書さんも、もちろんGoogle フォームを使いこなしてます!

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