2016年8月28日 更新

アンケートだけじゃない!Google フォームを仕事に活用〜仕事効率化でくらし充実!(作業編5)

セミナー・イベントの参加申し込みやアンケートなど、複数の人から情報を集めたい場合に便利なのがGoogle フォーム。Googleのアカウントがあれば無料で設置することができ、仕事の効率化にもつながります。

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仮に、あなたが会社の10週年記念パーティーの実行委員になったとします。社員とその家族も招待することになり、人数やお子さんの年齢などを把握しなければいけません。こんなとき、あなたはどういう方法で情報収集しますか?

複数の人から決まった項目で情報収集するときは、Googleフォームを使用すると効率的です。

Googleフォームとは?

Googleフォームは、問い合わせやアンケートなどのフォームを簡単に作成できる無料のWebアプリケーションです。
集めたデータを集計したりグラフにしたりするのも簡単、オンライン上で複数人で管理・編集もできるなど、とても便利なツールなんです。

「出欠をメールで送って」「一覧表に入力して」は非効率!

イベントの出欠確認は、メールで連絡してもらったり、予め用意した一覧表への入力をお願いする、という人も多いかもしれません。
ですが、それぞれちょっと面倒な点があります。

メールに書いて返信してもらう場合

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対象者全員にメールで必要な項目を伝え、返信してくださいと依頼するやり方。この場合、
・対象者が多いほど返信の数も増え、受け取るだけでも大変
・届いたメールをひとつひとつ確認し、別表などにコピペしなければならない
・項目を指定していても「1名」「1人」「1」など表記が揃わず集計しづらい


など、集めるだけでも時間をとられてしまうのに加え、作業が煩雑になるのでミスが起こりやすくなります。

Excel表に直接入力してもらう場合

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共有のファイルサーバーにExcel表をおいて、対象者に「この表の各項目を埋めてください」と依頼するやり方。
この場合、
・複数の人が同時に書き込めない
・入力内容がほかの人に上書きされるなど、トラブルが起こりやすい
・「1名」「1人」「1」など表記が揃わず集計しづらい


などのほか、入力モレのようなミスも起こりやすくなります。

Googleフォームはなぜ効率的?

一方、Googleフォームを使用することで効率的になる理由は3つあります。

 

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