2016年9月8日 更新

チャットワーク入門編その2 コミュニケーション・タスク管理のコツを知ろう

前回に引き続き、毎日使っているチャットツール「チャットワーク(chatwork)」について、上手に使いこなすコツを紹介します。

4,474 view

チャットワークの基本を知ろう 入門編その1では、 メールと比較してチャットワークの便利な部分と、 チャットワークの基本的な使い方について紹介しました。
今回はチャットワークをさらに便利に使うポイントとコツについて紹介します。

メッセージ投稿の基本! TOとRE

チャットワークでメッセージを投稿する際に気を付けたいのが「TO」指定と返信「RE」の指定です。

TO指定の表示

TO指定の表示

赤枠の部分に「TO」「RE」が表示されます。ccはチャットワークの機能にはないので手打ちで付けます。
RE機能も実は便利。

RE機能も実は便利。

REボタンを押すと、どの投稿に返信しているか一目瞭然です。

「TO」と「RE」に指定すると、パソコンやスマートフォンのアプリに通知がありますので、 見落とされにくくなります。
また、REで届いたメッセージをクリックすると、 どのメッセージへの返信か表示されるとともに、該当メッセージまで飛ぶことができます。
文章の途中にTOやREを入れることも可能です。
その人宛ではないが内容を把握しておいてほしい!という時は、 CCと付けるようにしましょう。

メッセージ引用とメッセージリンクの使い分け

チャットワークで便利な機能のなかに、メッセージの引用リンクがあります。

そのメッセージだけ見れば話が通じる時や、必要な情報がそれほど多くない時は「引用」を使います。
タグを少しだけいじれば全文引用も部分引用もどちらもできるので便利です。
アップロードされているファイルも含めることができます。

引用された文章

引用された文章

誰のどの発言が引用されたかというのが表示されます。

文章が長い時や、複数のメッセージを参照してほしい時、 前後の流れを確認してほしい時などはメッセージリンクを使用します。
場合によって使い分けることによって、 情報の参照がより早く、快適に可能となります。

投稿から引用する場合

投稿から引用する場合

引用したい投稿の下にある、「引用」タブをクリックすると、自分の投稿フィールドに引用文が表示されます。
メッセージリンクの場合

メッセージリンクの場合

内容は表示されませんが、ワンクリックで元の投稿まで飛べます。前後の流れも見る際にはとても便利です。

便利機能「タスク」の、2つの登録方法を知ろう。

チャットワークがビジネスツールとして使用される一つの理由として、 タスク管理がしやすいという点があります。
以下の2種類の方法でタスクを登録することができ、 メンバーにやってほしいタスクとしてお知らせすることもできますし、 自分で備忘録的な利用も可能です。
グループチャット画面に入ると、必ずタスクが目に入る位置に表示されるので 「付箋」がわりにちょうどいい機能です。

タスクは常に表示される

タスクは常に表示される

赤枠になっている部分のように画面上部にピン止めできます。

タスクの登録方法1)手打ちで入力

手打ちのタスク画面

手打ちのタスク画面

この方法で作成する場合、通知が行かないため注意が必要です。

タスクの登録方法2)タイムライン上からメッセージを引用

この方法で、ファイルの引用も可能です。

引用してタスク化した場合、元の文章がものすごく長い場合もあります。
そういう時はあとから編集もできるので、関係がある部分だけ残すことができますので、 細かな雑務をメモのように羅列し、終わったものから 消していくと仕事のやり忘れ解消にも役立ちます。

投稿をタスク化する

投稿をタスク化する

自分や相手の投稿の下に出るタブの「タスク」を押すと、投稿を引用してタスク化できます。

受け取ったメッセージを「タスク化」することで、 「やってますよ」の意思表示にもなります。
自分宛に、「◯◯の対応をお願いします」といった 依頼のメッセージを受け取った時、それを自分のタスクに登録しておくと、 依頼した人には「自分の依頼を、ちゃんとタスクとして把握してくれているんだな」と 分かって安心してもらえます。
タスク化するのは依頼する側か、受ける側か、 そんなこともチーム内でルールにしておくといいですね。

タスク「完了」のタイミングはチームで決めておこう

タスク完了

タスク完了

完了ボタンを押すと、グループのタイムラインに表示されます。

タスクは、完了ボタンを押すとタスク化した人に通知があります。
このことを利用し、
・仕事が終了したことのお知らせ
・内容を把握した(既読のお知らせ)
の2パターンに使用できます。
グループごとに決めることで、よりスムーズな意思疎通を図りましょう。

自分用ダッシュボード「マイチャット」の使い方

大人数のグループ内でやり取りをしていくと、 いつの間にかメッセージが流れてしまうことが良くあります。
「マイチャット」は自分専用のダッシュボードなので、 グループチャットで大切だと思ったことはコピーして マイチャットに投稿しておくようにすると、あとから探しやすくなります。

マイチャット画面

マイチャット画面

私は主に後で必要となる可能性が高いURLを残したり、短期的な議事録を載せておくのに使い、終わったものから削除しています。

もちろん、ファイルをアップロードしておく、タスクのメモなどとしても活用可能。
自分だけに見える画面なので、備忘録代わりに使えます。

 

 

アプリを活用しよう

チャットワークの便利な点は「どこでも使えること」です。
スマートフォンアプリをダウンロードしておくことで、 出先でも案件内容をリアルタイムで確認できます。
TOやREでメッセージがあれば通知もあるので、すぐに気づくことが可能です。
また、パソコン版アプリをダウンロードしておくことで、 常にブラウザを開いていなくても通知を受け取ることができます。

スマートフォンアプリ

スマートフォンアプリ

ホーム画面に置いておくと、クライアント様からの連絡も見落としづらく便利です。

いかがでしたか?
ここまで使いこなせるようになると、 仕事の連絡・共有・管理が一気にはかどるようになります。
まだまだたくさん便利機能がありますので、 引き続き応用編でお伝えしますね。

「チャットワーク」については、こちらもどうぞ!

チャットワークの基本を知ろう 入門編その1 - くらしと仕事

チャットワークの基本を知ろう 入門編その1 - くらしと仕事

チャットワーク応用編その1 円滑なグループ運営に「使える」機能たち - くらしと仕事

チャットワーク応用編その1 円滑なグループ運営に「使える」機能たち - くらしと仕事

チャットワーク応用編その2 チャットワークをさらに効率的に! 知っておきたいショートカットとタグ - くらしと仕事

チャットワーク応用編その2 チャットワークをさらに効率的に! 知っておきたいショートカットとタグ - くらしと仕事

この記事を読んだ人におすすめ

チャットワーク応用編その3 大人数プロジェクトで混乱しないコツ

チャットワーク応用編その3 大人数プロジェクトで混乱しないコツ

今回は、参加人数が多めの大きなプロジェクトでチャットワークを使うコツを実体験を元にお教えします。
伊藤 尚 | 1,075 view
チャットワーク応用編その2 チャットワークをさらに効率的に! 知っておきたいショートカットとタグ

チャットワーク応用編その2 チャットワークをさらに効率的に! 知っておきたいショートカットとタグ

応用編その1に続き、毎日使っているチャットツール「チャットワーク(chatwork)」をより高速に美しく使用する方法を解説します。
伊藤 尚 | 538 view
チャットワーク応用編その1 円滑なグループ運営に「使える」機能たち

チャットワーク応用編その1 円滑なグループ運営に「使える」機能たち

入門編に続き、毎日使っているチャットツール「チャットワーク(chatwork)」について、仕事がはかどるグループ運営のコツとビデオチャットについて紹介します。
伊藤 尚 | 1,275 view
ビジネスコミュニケーションを円滑に! チャットワーク活用法まとめ&具体例

ビジネスコミュニケーションを円滑に! チャットワーク活用法まとめ&具体例

対面での仕事が難しい際の手段として、電話、FAX、メールと進化し続けるコミュニケーションツールですが、今一番アツいのがビジネスに特化したチャットツールである「チャットワーク(chatwork)」です。くらしと仕事ではチャットワークの使い方についてシリーズで解説。より円滑にビジネスコミュニケーションをはかりたい方必見です。
伊藤 尚 | 461 view
ミーティングの調整を効率化する3つのコツ&使えるツール〜仕事効率化でくらし充実!(コミュニケーション編2)

ミーティングの調整を効率化する3つのコツ&使えるツール〜仕事効率化でくらし充実!(コミュニケーション編2)

仕事の効率を上げることで、趣味やリフレッシュ、家族との時間などを増やし、くらしを充実させましょう。今回は、打ち合わせやアポイントメントのスケジュール調整を効率的に進めるコツと便利なツールをご紹介します。
やつづか えり | 1,193 view

この記事のキーワード

この記事のライター

伊藤 尚 伊藤 尚