【レポート】活用のアイディアも!普段会えないクライアント様にも会える「MEET UP@HELP YOU」に参加!

オンラインで働いていると、一緒に仕事をする仲間はもちろん、クライアント様とお会いする機会というのはなかなかありません。「HELP YOU」では、2018年より年1回、そんな全国のオンラインアシスタントと運営、クライアント様の3者が一堂に会する「MEET UP@HELP YOU」を開催しています。今回は2019年12月6日に開催されたので、函館からはるばる家族3人で突撃してきました!

ライター

伊藤尚
函館市在住。夫と2歳の娘の3人家族。学生時代にイベントの企画・広報にはまり、新卒で公共施設管理財団の広報課に就職。結婚を機にコワーキングスペースに転職するも、フリーランスにあこがれ退職。2015年から「HELP YOU」に所属し、現在はディレクターを務めるほか、ライター、函館新聞社スタッフ記者などとして活動中。

年1回ぐらい出張したい!が、2歳半の娘は耐えられるのか

函館には私を含めて3人の「HELP YOU」メンバーが居ますが、顔を合わせて話すことは(イベントで偶然会うことはありますが)少なく、普段はモニターに向かってひたすら仕事をしています。そしてクライアント様のほとんどは関東圏ですし、仕事仲間のメンバーさんたちは全国どころか国が違う人もいるため、そう気軽には会えません。ビデオチャットでミーティングをしている方も多いですが、やはり直接お会いできるなら……!とMEET UP開催を聞いてすぐに飛行機を抑えました。

個人的には「前年に引き続き」の参加でしたが、大きく違うのは娘の年齢。前回は抱っこしていればおおよそ大人しい1歳半。夫に預けて単独参加だったのですが、今回は興味があるものを見つけると手を振り払って逃亡し、嫌なことがあれば床に寝転がってジタバタしてしまう怪獣、2歳半です。夫も会のスタート1時間ほどは予定があるとのことだったので、「こやつを引き連れてクライアント様とあずましく(落ち着いて)話せるのだろうか……」と不安でいっぱいでした。

初の試み「託児サービス」を利用していざ交流会へ

(寝ていたため写真が無いので別の参加者さん&お子さん。)

当日は会場まで歩いて5分ほどの場所にホテルを取り、余裕をもって出発!のはずが、即道に迷い、抱っこ紐に娘をINして早歩きで会場へ。それが良かったのか、着いた頃には娘は爆睡しており、寝たまま託児スペースへ直行しました!

飲み物、オムツ等を預けてそのまま会場へ。

乾杯前からわいわいがやがやととてもにぎやかな雰囲気。お料理もオシャレで美味しそう……!

さすが東京……!

初めまして?初対面とは思えない仲間たち&クライアント様

会場ではいたるところで名刺交換や挨拶が行われ、積極的に交流が行われていました。

代表の挨拶で乾杯、あらためて「HELP YOU」のサービスについて簡単な説明があった後、クライアント様たちのご紹介タイムです!

こちらは株式会社Reroots様(営業部:外宮法哉様)。このような形で、各企業の業務内容などのスライドと共に自己紹介をしていただきました。

中には大阪から駆けつけてくださったクライアント様もいたそう。

メンバー同士は業務を一緒にやったことがある人もない人も入り乱れて大盛り上がりです!

写真から仲の良さ、伝わってきますでしょうか?

でもこの組み合わせ、職種もチームもバラバラで、広島から来たメンバーも混ざっています。

こちらは私の担当クライアント様とクリエイター組。

複数のエンドクライアントについてご一緒していても、今回が初対面でした!私は写っていませんが、がっちりと固い握手を交わしてきました!(いつも写す側で写り損ねるんです……)

また、直接お会いすることでテキストでは聞きにくかった実際のところのお話しや、今後改善が必要な部分について先方の要望など業務の話もできました。

クライアント様同士の交流も!会場の様子

直前にご参加いただいたクライアント様皆様のご紹介があったので、どの方もスムーズに会話に発展できていたようでした!クライアント様とアシスタントのお話はもちろん、クライアント様同士で業務の話しに発展した方もいた模様。ここから提携や協業のお話が生まれるようになれば素敵ですね!

途中で「HELP YOU」ご活用法の○×クイズや、アシスタントの書いた漫画・イラストのご紹介タイムがとられたほか、アシスタントがドリップしたコーヒーを飲める空間が登場!

会場にはコーヒーの良い香りが漂い、スイーツと一緒に楽しんでいる人も多かったです。

メンバーが作成したイラスト入りのチョコレートも配布されました。

参加者の声

後日、ご参加いただいたクライアント様とメンバー両方にアンケートを実施。クライアント様からは、

「普段WEBを通じて支えてくださっている方と直接お会いできてよかったです。」

「普段仕事をしていく中で関わることのできない方と、とてもアットホームな雰囲気の中でお話させていただいてとても良い機会になりました。」

との喜びのご感想のほか、他社の活用事例や業務の紹介などを通して新たに依頼したい業務が見つかった、との声も。

メンバーからも

「実際に会って話をする事で運営やメンバーとの距離が近くなったように感じました。」

「託児を設けていただいたことで、参加が可能となり大変ありがたかったです。長年担当させていただきながら、お会いできていなかったクライアント様にご挨拶できてうれしかったです。」

と喜ぶ声が多かったです。

個人的には、今回お越しいただけた担当クライアント様が1社だったので、もっと頑張ってお声がけし、たくさんのクライアント様にご参加いただければより有意義に過ごせそうだと感じました。

まとめ

前回より広い会場でにぎやかに開催された「MEET UP@HELP YOU」。クライアント様、メンバー、運営の3者が一堂に会することで、テキストやビデオチャットなどオンラインでお話しするのとはまた違った距離感でお話しすることができました。また、夜開催でアルコール有だったこともあり、仕事の話以上に雑談も弾んだ楽しい会でした。函館から持ち込んだ某B級グルメのチキンも多くの皆様に堪能していただき函館の宣伝もできて良かったです(笑)。来年はもっともっとたくさんのクライアント様やメンバーにお会いするのを楽しみに、しっかり飛行機代を貯めておこうと思います。