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今やメールは仕事にかかせないツールです。そして最近では、仕事用のPCだけでなくスマートフォンやタブレットを使って、いつでもどこでも仕事のメールをチェックできるという人が増えているのではないでしょうか?

スマホやタブレットで簡単にメールをチェックできるものの、ビジネス向けの丁寧な返信をするのはちょっと難しい…、そんな風に思っている方もいるかもしれません。
ですが、あらかじめメモ帳に定型文を保存しておけば、外出先でもメールの返事をサクサクこなせます。

仕事でのメールにかかる時間を短縮することは、仕事全体の大きな時間短縮に繋がりますので、ぜひ以下に紹介する方法を実践してみてください。

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まずは使いやすいメモアプリを選びましょう

今回ご紹介する方法は、スマートフォンのメモアプリを使います。

スマートフォンアプリの「メモ帳」はシンプルなものからかわいいものまで種類が多くあります。
仕事に使うメモ帳アプリは、以下のふたつが必須ポイントにになります。

  • すぐにメモができて、すぐに呼び出すことが出来ること
  • シンプルであること

時間短縮のためのメモアプリの利用なので、起動に時間がかかったり、わかりにくものでは使いにくくて時間短縮にはなりませんので、この点には注意して選びましょう。

おすすめのメモアプリ

「Google Keep - メモとリスト」(Android / iPhone)

メールの定型文の保存用として使う場合、複数のパターンのメモを作成して使い分けることになります。
このアプリではメモの色分けできるので、一目で必要な文面を見つけることができます。絶対に間違えてはいけない仕事のメールも、顧客別に色分けをしておくなどすれば安心ですね。

アプリを立ち上げてすぐにメモができるのもこのアプリの特徴です。音声入力もできます。とにかく時間の無駄がありません。

スマートフォン、タブレット用のアプリの他、パソコンで利用するWebブラウザのChrome用のアプリもあり、保存したメモの内容はどの端末からも同期されます。複雑な文面はパソコンで入力し、スマホでコピペして使うという方法がおすすめです。

「メモ」(iPhone)

iPhoneで一番使いやすいのは、やっぱりデフォルトアプリの「メモ」。
iPhoneを使っている方は一度は使ったことがありますよね。

こちらもアプリを起動してすぐに作成・呼び出しができ、シンプルで誰でも使いやすいアプリです。

また、icloudを使えばMacやWindowsパソコンでも使うことができるので、PCで文面を入力し、スマホに同期して使うのが効率的です。
※icloudでの「メモ」アプリの使い方はこちら : iCloud: メモの概要

メモ機能をどう使うのか

仕事のメールの場合、状況に応じて決まった文章を使うことがよくありますよね。
例えば、お客様からよくあるお問い合わせや、商品やサービスをお申込みいただいたときの対応など、全文ではないけれどよく使う文面があります。
それをそれぞれ予めメモに保存しておくことによって、毎回同じ文面はコピー&ペーストをするだけで入力の手間を省き、メール作成時間の短縮になります。

わかりやすい名前を付けて保存する

よく使う文面は複数あるので、保存するときの名前はほかの文面とすぐに区別がつくものにして、間違えのないように気をつけなくてはなりません。「〇〇講座の入金督促」などパッと見てすぐにわかる名前をつけましょう。
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おわりに

メールでよく使う文面を作成して保存しておくことは、メール作成時間の短縮にもなりますが、誤字脱字などの入力ミスや、他の間違いを防ぐ役割もあります。
作業効率をあげミスをなくすことで、余計な手間を減らしていきたいですね。