チャットワーク応用編その1 円滑なグループ運営に「使える」機能たち

入門編に続き、毎日使っているチャットツール「チャットワーク(chatwork)」について、仕事がはかどるグループ運営のコツとビデオチャットについて紹介します。

ライター

伊藤尚
北海道・函館市に夫と娘と3人で暮らす、アラサーの主婦ライターです。主に、書いたり(文章や画像を)加工したりしています。あとは話したり、撮ったり、デザインしたり。趣味はトロンボーンアンサンブルです。

効率的にグループ運営をするコツ

入門編1では、プロジェクトごとにグループを分けることについてお話ししましたが、ちょっとした工夫でさらに情報共有を効率的に行うことができます。

基本情報は「チャット情報」に

変わらない情報や、グループで共有しておく必要があるファイル、共有ドライブのURLなどは右上の「チャット情報」に入れておきましょう。常に目につく部分なので、ファイルを探す手間が省けます。ただし、枠が小さく、文章量が多いとスクロールが必要になります。そんな時は必要事項を投稿に書き込んでメッセージリンクにしてしまい、URLを概要部分に入れるなど工夫しましょう。

アイコンに一工夫を

グループメンバーには、プロフィール画面から自分のアイコンを設定してもらうことで視認性を上げることができます。イラストや風景写真などより、なるべく顔写真にしてもらう方がパッと見で誰かわかりやすいので便利です。在宅ワークや遠隔地のクライアント様とのやりとりの際は、なかなか顔を合わせる機会がないため、ここに顔写真が入っていると親近感が湧きやすくなります。

また、グループ別にアイコンを設定できるので、クライアント様毎にロゴマークを設定したり、同じプロジェクト内の別業務チームであれば色違いにしたりと、レギュレーションを決めて運用することで視認性を上げることができます。かなり小さいサイズになってしまうため、文字を入れる場合は「大きく分かりやすく」を心がけましょう。

グループの「管理者」の決め方もポイント

業務が進んでいくと、グループを作った当初からメンバーが変わることがよくあります。そんな時はメンバーの追加や削除が必要となります。一般のメンバーにはその権限がないので、グループの管理者が行う必要があります。必要に応じて管理者権限を付与するようにしておきましょう。外部の人や、その時限りのメンバー以外をみんな管理者にしてしまうのも一つの手です。

コンタクト承認のない相手、チャットワークを使ったことのない相手には「招待リンク」を送る

メンバーの追加を行う際は、個人同士の「コンタクト承認」を行っていないと追加できません。相手がまだチャットワークを使い始めていない時や、チャットワークは使っているけれど「コンタクト承認」がまだの場合は、メンバー招待のURLを送るようにしましょう。

グループ数が増えたら「ピン留め」を

グループ数が増えてくると、毎日流れを見ておきたいグループと、たまにのぞくだけで良い重要度が低いグループに分かれてくると思います。

そんな時に役立つのが「ピン留め」機能です。

ワンタッチで重要なグループを上に持ってくることができます。それでもグループが多すぎて混乱する…という場合は「グループカテゴリー」機能を活用し、フォルダ分けすることで、案件ごとにグループの整理が可能です。

遠方でも便利!ビデオチャット・音声チャットも使おう

テキストだけのやり取りでは伝えづらいことや、意見を出しあうミーティングのようなやり取りをするときは、ビデオチャットも活用しましょう。

SkypeやGoogle ハングアウト、アピアイン(https://appear.in/)など色々なビデオチャットツールがありますが、普段チャットワークを使っているメンバー同士なら、そのままチャットワークで済ませてしまった方が便利です。相手のSkypeIDをいちいち聞いて検索するような手間も発生しません。

開始する際に、ビデオチャットにするか音声チャットにするか選択することが可能です。
ビデオの方がやはり負荷がかかるので、簡単な話のやり取りや、少人数かつおなじみのメンバーで声がわかっている場合などは音声のみにしてしまうのも手です。(無料の場合はビデオ通話は1対1に限られます。メンバーに有料プランの人が参加していると、14人まで同時にビデオ通話が可能になります。)

画面共有機能を使ってみよう

デザイン資料など、言葉や文章だけでは伝わらない、見せた方が早い!ということはありませんか?いちいちスクリーンショットを撮って相手に見せる、というのも手間ですよね。そんな時に便利なのが画面共有機能です。

自分の画面を相手のパソコンに同時に表示させることができます。リアルタイムで話をしながらデザインを直して行く等の使い方や、複雑な作業をやりながら見せることで理解を早めるなど、使い方次第で対面で話をしているだけよりはかどることがあります。

いかがでしたか?遠隔地で仕事をしている時はもちろんですが、クライアント様とチャットワークグループを共有できているなら、訪問しなくても簡単な打ち合わせが可能になります。

次回は知っていると便利なチャットワークの応用技を説明します。