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デスクワークの仕事で避けて通れないのが書類作成。
書類の内容にもよりますが、多くの場合、作成作業そのものは自分で完結できても、最終的には上司の承認を得てはじめてその仕事が完了となりますよね。
そのため、書類作成の効率化には内容や形式の確認・相談といった、上司との上手なコミュニケーションが必要不可欠です。

今回は、忙しくてゆっくりコミュニケーションが取れない上司とも、短い時間で効率的に書類作成の相談ができる方法をご紹介します。

ホウレンソウ、とはいうけれど…

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仕事の基本として「ホウ(報告)・レン(連絡)・ソウ(相談)」という言葉があるように、作業中に迷ったときは上司に都度相談するのがベストです。
しかし、多くの場合上司は自分よりも忙しく(中には例外もあるかもしれませんが…)、なかなか相談のタイミングが取れないのではないでしょうか。
また、運よく相談のチャンスが巡ってきても、忙しい上司に迷っていることを一から相談するのは時間がかかりすぎ、あまり良い方法とは言えません。

仕事上の相談をする時は、最小限の時間で効率的に話を進めることが大切です。
では、どうすればそのような相談の仕方ができるでしょうか。

相談するときは「上司に選んでもらう段階」まで仕上げておく

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例えば、クライアントに渡す書類を作成している時に、「上司は文章中心のものを好むけど、クライアントはグラフを多用したものの方が見やすくて喜ぶかも?」と迷ったとしましょう。

この時に、どちらが良いか上司に聞くまで作業を中断するのは言語道断。時間の無駄遣いです。
かといって、どちらか1パターンのみを作っても、万が一それが却下された場合、別パターンのものを作り直すのに結局タイムロスが発生してしまいます。

この場合、よほど急ぎのものでない限り、思いきってあらかじめ両パターンの書類を作成してしまうのがおすすめです。
一見時短とは真逆のことをしているようですが、両パターン作っておけば、相談の段階であとは上司に選んでもらうだけで済み、修正するとしても、一から作り直すほどの手間はかかりません。
また、上司からも「自分でできる限りのことはやった上で相談してくれたんだな」と喜ばれます。

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これは私も実際に行っている方法で、相談の回数も手間も少なく済むうえ、上司も最小限の指示(どちらのパターンがよいかと細かい修正点のみ)で済み、双方にとってとても効率的なんです。
今回は書類作成を例にお話ししましたが、慣れれば他のいろんな相談ごとにも応用が効きますよ。

上司にすぐに相談できる環境にあれば別ですが、なかなかそういった時間が取れずお悩みの方、ぜひ一度試してみてくださいね!