2017年6月9日 更新

初めてのテレワークをする前に!会社に確認しておいた方がよいことは?

勤怠管理や経費の扱いなど、確認しておくべきことをまとめました

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初めてのテレワーク。新しい働き方に期待感が募る中、「こういう場合はどうしたらいいの?」というさまざまな疑問や不安もあることでしょう。特に会社も初めてのテレワーク導入で、互いに不慣れな場合は対策が後手後手に回ってしまうこともあります。テレワークを始める際に、あらかじめ会社に確認しておいた方がよいこと、また私がテレワークをしていて実際に困ったことをまとめました。

 

 

仕事をしてもよい場所

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テレワークというと仕事をする場所は自宅と考えがちですが、パソコンさえ持ち出せれば、カフェなどのオープンスペースや、コワーキングスペース、シェアオフィスなどさまざまな場所で仕事をすることができます。資料があって便利なため、図書館を利用する人も多いですし、帰省先や、万一入院した際は病院でも、仕事をすることができます。

ただ、こうした公共の場や他人の目がある場所では、パソコン画面を見られたり、パスワードを盗み見られたりする危険性があります。最悪の場合、パソコンや資料の盗難という可能性もあります。情報漏えいを避けるために、「どこで仕事をしてもよいか」「仕事をしてはいけない場所はどこか」を事前に確認した上で、パソコンや資料などの取り扱いに十分注意して作業することが必要です。

 

勤怠管理の方法

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テレワークは社員の仕事に従事する時間と日常の生活時間が混在する働き方のため、従来会社で行っているような勤怠管理が難しくなります。

テレワークの勤怠管理には、実際に働いた時間に関わらず、決められた仕事をこなせば所定労働時間を勤務したものとする「みなし労働時間」が適用されるのがほとんどです。それ以外には、管理者と定期的に連絡を取ったり、パソコン上で勤務時間を管理したりするなどして労働時間の把握・管理をする方法があります。現在はインターネット上のクラウドソーシングサービスや、スマートフォンのアプリなどで管理ができるソフトも流通しています。

テレワークを始める前に、会社がどちらの方法を取るのかを事前に確認し、労働時間の申請の仕方や、休憩時間の取り方など細かい部分をすり合わせておく必要があります。自分では働いたつもりになっていても、会社側では働いたとみなされないこともあるので、注意が必要です。

 

仕事にかかる経費の支払い区分

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テレワークをする場合、インターネットや電話などを使うときの通信費、資料を印刷する場合のインクや紙代など、さまざまな経費がかかってきます。テレワークのために新たなソフトや機器を導入したり、カフェやコワーキングスペースを利用したりするときはその料金や使用料が必要となります。こうした場合は会社側と自分のどちらが負担するのか確認が必要です。

ほとんどの場合は生活費と混在しているため、区別が難しく自分で負担をすることが多いですが、例えばサイボウズでは、客先アポの隙間時間などにカフェで仕事をする場合、領収書やレシートを添付して申請すればカフェ代の補助が出るという制度があります。 実際にやってみないとわからない部分もありますが、事前に想定される経費については支払いの区分をどのようにするのか確認しておくとよいでしょう。

 

実際にやってみて困ったこと

予期しない長時間の離席

私がテレワークをしていた会社は、みなし労働時間と、通常の勤怠管理方法のどちらかを選ぶことができたので、労働時間については特に問題がありませんでした。通常の勤務時間で働く人は、朝と夕方に連絡を入れ、電話やSkypeで常に連絡が取れるようになっていることを条件としていました。

他のメンバーがテレワーク勤務をしていたときですが、突然自宅に来客があり、長時間の離席を余儀なくされたことがあります。Skypeの応答がなく、事故にでもあったのかとスタッフ一同心配しました。

本人が離席を告げなかったことも問題ですが、オフィス以外で仕事をしているとどうしても自分以外の要因で突然離席しなければならない事情が発生することもあります。その後このようなケースはほとんどありませんでしたが、こうした場合には後から事情を説明し、その分の時間を申請して仕事時間から差し引く、という方法を取るようにしました。

電話代

普段スタッフ間ではSkypeなどのソフトを使って連絡を取っていましたが、どうしても外部のクライアントと急ぎの連絡を取りたいときなど、直接電話連絡をしなければならない場合がありました。

初めは個人の携帯電話を使って、支払いも各個人の負担としていたのですが、長時間の通話になると電話代が馬鹿にならないと問題になりました。そこで、電話を使用する機会の多いテレワークスタッフには会社の携帯電話を付与することになりました。それ以外の場合、月に数度・短時間の携帯電話の使用は個人の負担としていましたが、ほとんどがチャットワークなどのリアルタイムで連絡の取れるツールを導入したため、大きな負担とはなりませんでした。

 

このように、やってみて始めて分かる課題というのも必ず出てきます。「どうしたらいいのかな?」と思ったら、早め早めに相談する、会社全体でテレワークのトライアルをしているなら、他の部署にも情報共有し、みんなで解決の方法を考えていくと、よりスムーズにテレワークができるようになるでしょう。

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