2017年7月10日 更新

テレワークでのコミュニケーションは難しい?円滑化するための3つのコツ

実体験から役立ったコツを紹介

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テレワークでは、直接顔を合わせて仕事をすることがほとんどありません。そこでコミュニケーションがとりにくいことやコミュニケーション不足が課題として挙げられます。「話をしたいとき、相手がすぐそばにいない」というときに、同僚や上司と円滑なコミュニケーションを図るには、どのようにしたらよいのでしょうか。今回は、私がテレワークを行う中で実際役に立った3つのコツをご紹介します。

 

 

1.シーンに合わせたツールの使い分けをする

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テレワークでは、「テレワークだからこそ円滑にコミュニケーションを!役立つツールの紹介」で紹介したように様々なツールを利用してコミュニケーションを図ります。

こうしたツールを利用するときは、重要度や忙しさによって、使い分けをすることが大切です。

チャット機能

ちょっとした相談や、返事を急がない問いかけをしたい場合はチャット機能を使います。空いた時間に対話が可能なので、時間を有効に使うことができます。また、チャット機能は口頭でやり取りをするよりも文章にすることで内容が整理され、簡潔に伝えることができるので、相手の理解度も深まるというメリットもあります。さらに、「今電話しても大丈夫ですか」「打ち合わせは〇時からにしたいのですが、空いていますか」など相手の状況を確認するときにも使えます。

雑談としてのコミュニケーションツールとしてもチャット機能はおすすめです。「いま手が離せません」「〇時に帰社予定です」「今日は○○で仕事をしています」など自分の状況を発信することもでき、顔を合わせないテレワーカー同士のコミュニケーションとして利用されていることが多いです。

ビデオ会議や通話機能

重要な話や、話が長く複雑になりそうな場合は、ビデオ会議(Web会議・テレビ会議)機能を使って対面で話したり、電話を利用したりします。文章ではなかなかニュアンスが伝わらないことも、顔を見ながら身振り手振りを交えるとわかりやすくなることもあります。

また、複数人で利用できるツールであれば、打ち合わせ中に疑問に思ったことがあれば、担当者をそのツールに呼んで、その場で説明してもらうこともできます。「後ほど確認します」や「一度持ち帰って考えます」という機会が減るので、スピーディな対応ができます。

 

2.テキストでのやりとりのコツは相手の顔を思い浮かべる

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テレワークをしていると、どうしてもチャットやメールなどのテキスト上でのコミュニケーションがメインになります。相手の顔が見えないテキストでのやり取りでは「相手の気持ち」や「相手の顔」を忘れがちになってしまいます。

仕事が忙しくなってくると、用件のみの簡潔なメッセージを送ってしまったり、ぶっきらぼうになってしまうこともありますが、顔文字を使用したり、ですます調で優しい言葉遣いをするなどの配慮をするだけで印象ががらりと変わります。「こちらは雨が降っていますがそちらはいかがですか」「暑い日が続いていますが体調は大丈夫ですか」などの気遣いの言葉を一言入れてみると、より優しい印象になります。テキストでのコミュニケーションは、一緒に働いている社員や上司の顔を思い浮かべながら文章を考えることが重要です。

 

3.雑談を大切にする

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リモートワークをする中で、顔を合わせないメンバー同士でのチーム力を高めたいときにおすすめするのが「雑談」です。毎日顔を合わせなくともていれば、自然と話すような天気やその日のニュース、ランチのことなどを自然と話せるような空気をメンバー同士で作っていくことが大切です。

私がテレワーカーとして働いていたときは、自宅から会議に参加している人も多かったので、ワーキングママの膝に子どもが乗って画面に手を振ってきたり、猫好きなメンバーの飼い猫の鳴き声が聞こえたりすると、それをきっかけに雑談が始まりなどして、その場が和み社員同士のコミュニケーションの活性化にもつながりました。意識しチャットや通話機能を利用する中でも仕事に関する話題だけでなく、個人的な話題をて雑談をするしていく中ことで相手との距離が縮まり、遠距離にいる画面の向こうの相手ともコミュニケーションが図りやすくがより身近になっていきます。

 

テレワークにおいてコミュニケーションを円滑化する3つのコツをご紹介しました。ぜひこれらを意識してテレワークに取り組んでみてくださいね。

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