2017年9月9日 更新

テレワークだからこそ円滑にコミュニケーションを!役立つツールの紹介

チャットやファイル共有などITツールの活用が欠かせません

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テレワークをするときにより重要となるのがコミュニケーション。同じ空間で仕事をしていない相手とコミュニケーションをとるとき、どのようなツールを使えばよいのでしょうか。私が実際にテレワークをした経験から、役立ったツールやおすすめの機能をご紹介します。

 

 

ビデオ会議システム(Web会議システム・テレビ会議システム)

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大人数でやり取りをしたい場合や、遠隔地をつないで会議をしたいときは、ビデオ会議システムを利用します。お互いに顔を見合わせて話ができるので、音声通話よりも会話が弾みやすくなります。

ビデオ会議システムを利用するときは、利用する人同士がお互いにシステムを導入する必要があります。テレワークのために大規模なシステムを導入するのはハードルが高いと思われがちですが、ZoomGoogleハングアウトチャットワークなど、無料で利用できるものも多くありますし、短時間や少人数であればSkypeでも十分可能です。

 

ファイル共有システム

複数人でファイルを共有したいときに便利なのがファイル共有システムです。特定の人だけが閲覧できるようにパスワードをかけられるものや、URLを知っている人だけが共有できるものもあります。GoogleドライブiCloudなど、無料で利用できるさまざまなファイル共有ソフトがあります。ファイルを共有する相手や、容量によって選ぶとよいでしょう。

 

SNS

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会社で広報用に使用しているアカウントのほかに、社内連絡用にLINEFacebookなどでグループを用意し、連絡を取り合うこともあります。すぐにレスポンスができるので即時性があるのが特徴で、通話ができない場所でも、チャット機能やメッセージ機能を使って連絡を取り合えるのが便利です。独自の社内SNSを利用して、グループや部署内で利用している会社もあります。

 

eメール

外部からのeメールを転送したり、急ぎでない場合や特定の人とファイルの共有・転送を行ったりするのに便利です。eメールアドレスを付与されない会社はほとんどありませんので、テレワークに携わらない社員などどんな人とも連絡を取り合うことができます。

 

電話

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さまざまツールを紹介しましたが、一番即時性があるのが電話です。携帯電話さえ持っていれば、いつどこにいても相手と連絡がつき、社内のツールでは連絡が取れない取引先など外部の人と連絡を取ることもできます。ただし、電話代がかかってしまうことがネックです。

 

私がテレワークで実際に利用したツール

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Googleドライブ

社内でのファイルのやり取りは、すべてGoogleドライブで共有をしていました。グループごとに閲覧制限をかければ、他の人に見られることもありませんし、一度に多くのファイルを共有できることが魅力でした。自宅にワードやエクセルがない人も、Googleドキュメントを使えば同じ機能を使うことができ、クラウド上に保存できたことも便利でした。

Googleカレンダー

Googleカレンダーを利用して、社員全員のスケジュールを共有していました。これを見れば、1日に誰がどこで何をしているのか一目でわかると社員に好評でした。大人数での会議や、会社に集まる日などは、通知機能を使って忘れないようにしていました。

Googlechrome リモートデスクトップ

自宅から会社のパソコンを操作したいときは、オフィスにいるスタッフに電源を入れてもらい、リモートデスクトップ接続を利用していました。この機能を使えば特別なソフトや機器がなくても、遠隔操作ができるので重宝していました。また、私の会社はスタッフに対して定期的に試験やテストを行っていたので、別室で試験官として待機し、受験者の画面を操作する時もこの機能を利用していました。

Skype

社内での連絡はほぼSkypeのチャット機能を利用していました。ログが残るので「この話ってどうなったっけ?」と思ったときも会話を検索しさかのぼれるので助かりました。また、会議の際も少人数であればSkypeで行い、議事録を作る手間を省いていました。

働いている人が少ない日や、オフィスにいるスタッフが少ない日などは、通話をつなぎっぱなしにして、まるでオフィスで隣にいるかのように雑談をしながら仕事をしたこともあります。

チャットワーク

チャットワークは、その名前の通りチャット機能に優れたツールです。私の会社では、社内はSkype、社外はチャットワークというように使い分けをしていました。Skypeはプライベートでも利用している人が多いため、「仕事上のやりとりはチャットワーク」と使い分けている会社が多かったように感じました。

 

このように、さまざまなツールを使い分けながら、スタッフ間でコミュニケーションをとっていました。特別な機器やソフトを導入しなくても、無料で使えるものもたくさんあります。まずは試してみて、自分や自分の会社に合ったツールを見つけてください。 そうすることでコミュニケーションをより円滑にとることができ、テレワークを行いやすくなります。

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