2017年6月30日 更新

テレワークだからこそ円滑にコミュニケーションを!役立つツールの紹介

チャットやファイル共有などITツールの活用が欠かせません

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テレワークをするときにより重要となるのがコミュニケーション。同じ空間で仕事をしていない相手とコミュニケーションをとるとき、どのようなツールを使えばよいのでしょうか。私が実際にテレワークをした経験から、役立ったツールやおすすめの機能をご紹介します。

 

 

ビデオ会議システム(Web会議システム・テレビ会議システム)

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大人数でやり取りをしたい場合や、遠隔地をつないで会議をしたいときは、ビデオ会議システムを利用します。お互いに顔を見合わせて話ができるので、音声通話よりも会話が弾みやすくなります。

ビデオ会議システムを利用するときは、利用する人同士がお互いにシステムを導入する必要があります。テレワークのために大規模なシステムを導入するのはハードルが高いと思われがちですが、ZoomGoogleハングアウトチャットワークなど、無料で利用できるものも多くありますし、短時間や少人数であればSkypeでも十分可能です。

 

ファイル共有システム

複数人でファイルを共有したいときに便利なのがファイル共有システムです。特定の人だけが閲覧できるようにパスワードをかけられるものや、URLを知っている人だけが共有できるものもあります。GoogleドライブiCloudなど、無料で利用できるさまざまなファイル共有ソフトがあります。ファイルを共有する相手や、容量によって選ぶとよいでしょう。

 

SNS

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会社で広報用に使用しているアカウントのほかに、社内連絡用にLINEFacebookなどでグループを用意し、連絡を取り合うこともあります。すぐにレスポンスができるので即時性があるのが特徴で、通話ができない場所でも、チャット機能やメッセージ機能を使って連絡を取り合えるのが便利です。独自の社内SNSを利用して、グループや部署内で利用している会社もあります。

 

eメール

外部からのeメールを転送したり、急ぎでない場合や特定の人とファイルの共有・転送を行ったりするのに便利です。eメールアドレスを付与されない会社はほとんどありませんので、テレワークに携わらない社員などどんな人とも連絡を取り合うことができます。

 

電話

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さまざまツールを紹介しましたが、一番即時性があるのが電話です。携帯電話さえ持っていれば、いつどこにいても相手と連絡がつき、社内のツールでは連絡が取れない取引先など外部の人と連絡を取ることもできます。ただし、電話代がかかってしまうことがネックです。

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