2016年9月8日 更新

チャットワーク応用編その1 円滑なグループ運営に「使える」機能たち

入門編に続き、毎日使っているチャットツール「チャットワーク(chatwork)」について、仕事がはかどるグループ運営のコツとビデオチャットについて紹介します。

1,321 view

効率的にグループ運営をするコツ

入門編1では、プロジェクトごとにグループを分けることについてお話ししましたが、ちょっとした工夫でさらに情報共有を効率的に行うことができます。

基本情報は「チャット情報」に

各グループ右上にある、概要画面

各グループ右上にある、概要画面

常に表示されるので、重要情報や定期的に使うものはこちらに。

変わらない情報や、グループで共有しておく必要があるファイル、共有ドライブのURLなどは右上の「チャット情報」に入れておきましょう。
常に目につく部分なので、ファイルを探す手間が省けます。
ただし、枠が小さく、文章量が多いとスクロールが必要になります。
そんな時は必要事項を投稿に書き込んでメッセージリンクにしてしまい、URLを概要部分に入れるなど工夫しましょう。

アイコンに一工夫を

グループメンバーには、プロフィール画面から自分のアイコンを設定してもらうことで視認性を上げることができます。
イラストや風景写真などより、なるべく顔写真にしてもらう方がパッと見で誰かわかりやすいので便利です。
在宅ワークや遠隔地のクライアント様とのやりとりの際は、なかなか顔を合わせる機会がないため、ここに顔写真が入っていると親近感が湧きやすくなります

また、グループ別にアイコンを設定できるので、クライアント様毎にロゴマークを設定したり、同じプロジェクト内の別業務チームであれば色違いにしたりと、レギュレーションを決めて運用することで視認性を上げることができます。
かなり小さいサイズになってしまうため、文字を入れる場合は「大きく分かりやすく」を心がけましょう。

Help You!のグループ

Help You!のグループ

運営側のグループ、各リーダーごとのチーム、チームを横断して利用する情報提供や緊急案件グループなど、アイコンが分かれています。

グループの「管理者」の決め方もポイント

業務が進んでいくと、グループを作った当初からメンバーが変わることがよくあります。
そんな時はメンバーの追加や削除が必要となります。
一般のメンバーにはその権限がないので、グループの管理者が行う必要があります。
必要に応じて管理者権限を付与するようにしておきましょう。
外部の人や、その時限りのメンバー以外をみんな管理者にしてしまうのも一つの手です。

コンタクト承認のない相手、チャットワークを使ったことのない相手には「招待リンク」を送る

メンバーの追加を行う際は、個人同士の「コンタクト承認」を行っていないと追加できません。
相手がまだチャットワークを使い始めていない時や、チャットワークは使っているけれど「コンタクト承認」がまだの場合は、メンバー招待のURLを送るようにしましょう。

招待画面

招待画面

各グループのチャット情報(概要)部分に「グループチャットに招待する」というボタンでこの画面を出すことができます。
追加される側にクリックしてもらえば、あとは管理者が承認するだけです。

 

グループ数が増えたら「ピン留め」を

グループ数が増えてくると、毎日流れを見ておきたいグループと、たまにのぞくだけで良い重要度が低いグループに分かれてくると思います。
そんな時に役立つのが「ピン留め」機能です。

ピン留めした(青いピン)グループが上に

ピン留めした(青いピン)グループが上に

ピン留めするグループが多すぎると、通知があるチャットが見えなくなるため注意が必要です。

ワンタッチで重要なグループを上に持ってくることができます。
それでもグループが多すぎて混乱する…という場合は「グループカテゴリー」機能を活用し、フォルダ分けすることで、案件ごとにグループの整理が可能です。

遠方でも便利!ビデオチャット・音声チャットも使おう

テキストだけのやり取りでは伝えづらいことや、意見を出しあうミーティングのようなやり取りをするときは、ビデオチャットも活用しましょう。

チームのmtg風景

チームのmtg風景

顔が見えることでグッと親近感が湧きます。
ヴァーチャルアシスタント同士の場合は皆自宅なので、背景から生活感がうかがえることも…
ちなみに、左下が私です。

SkypeやGoogle ハングアウト、アピアイン(https://appear.in/)など色々なビデオチャットツールがありますが、普段チャットワークを使っているメンバー同士なら、そのままチャットワークで済ませてしまった方が便利です。
相手のSkypeIDをいちいち聞いて検索するような手間も発生しません。

グループチャットから発信する

グループチャットから発信する

メンバーを選択し、発信音を鳴らすことができます

開始する際に、ビデオチャットにするか音声チャットにするか選択することが可能です。
ビデオの方がやはり負荷がかかるので、簡単な話のやり取りや、少人数かつおなじみのメンバーで声がわかっている場合などは音声のみにしてしまうのも手です。
(無料の場合はビデオ通話は1対1に限られます。メンバーに有料プランの人が参加していると、14人まで同時にビデオ通話が可能になります。)

画面共有機能を使ってみよう

デザイン資料など、言葉や文章だけでは伝わらない、見せた方が早い!ということはありませんか?
いちいちスクリーンショットを撮って相手に見せる、というのも手間ですよね。
そんな時に便利なのが画面共有機能です。

画面共有中の画面

画面共有中の画面

下の方に自分が共有している画面が出ていますが、実際は色々資料を見せたりしているので、この部分を見ることはほぼありません。

自分の画面を相手のパソコンに同時に表示させることができます。
リアルタイムで話をしながらデザインを直して行く等の使い方や、複雑な作業をやりながら見せることで理解を早めるなど、使い方次第で対面で話をしているだけよりはかどることがあります。

いかがでしたか?
遠隔地で仕事をしている時はもちろんですが、クライアント様とチャットワークグループを共有できているなら、訪問しなくても簡単な打ち合わせが可能になります。
次回は知っていると便利なチャットワークの応用技を説明します。

「チャットワーク」については、こちらもどうぞ!

チャットワークの基本を知ろう 入門編その1 - くらしと仕事

チャットワークの基本を知ろう 入門編その1 - くらしと仕事

チャットワーク入門編その2 コミュニケーション・タスク管理のコツを知ろう - くらしと仕事

チャットワーク入門編その2 コミュニケーション・タスク管理のコツを知ろう - くらしと仕事

チャットワーク応用編その2 チャットワークをさらに効率的に! 知っておきたいショートカットとタグ - くらしと仕事

チャットワーク応用編その2 チャットワークをさらに効率的に! 知っておきたいショートカットとタグ - くらしと仕事

この記事を読んだ人におすすめ

チャットワーク応用編その3 大人数プロジェクトで混乱しないコツ

チャットワーク応用編その3 大人数プロジェクトで混乱しないコツ

今回は、参加人数が多めの大きなプロジェクトでチャットワークを使うコツを実体験を元にお教えします。
伊藤 尚 | 1,103 view
チャットワーク応用編その2 チャットワークをさらに効率的に! 知っておきたいショートカットとタグ

チャットワーク応用編その2 チャットワークをさらに効率的に! 知っておきたいショートカットとタグ

応用編その1に続き、毎日使っているチャットツール「チャットワーク(chatwork)」をより高速に美しく使用する方法を解説します。
伊藤 尚 | 554 view
チャットワーク入門編その2 コミュニケーション・タスク管理のコツを知ろう

チャットワーク入門編その2 コミュニケーション・タスク管理のコツを知ろう

前回に引き続き、毎日使っているチャットツール「チャットワーク(chatwork)」について、上手に使いこなすコツを紹介します。
伊藤 尚 | 4,742 view
ビジネスコミュニケーションを円滑に! チャットワーク活用法まとめ&具体例

ビジネスコミュニケーションを円滑に! チャットワーク活用法まとめ&具体例

対面での仕事が難しい際の手段として、電話、FAX、メールと進化し続けるコミュニケーションツールですが、今一番アツいのがビジネスに特化したチャットツールである「チャットワーク(chatwork)」です。くらしと仕事ではチャットワークの使い方についてシリーズで解説。より円滑にビジネスコミュニケーションをはかりたい方必見です。
伊藤 尚 | 498 view
ミーティングの調整を効率化する3つのコツ&使えるツール〜仕事効率化でくらし充実!(コミュニケーション編2)

ミーティングの調整を効率化する3つのコツ&使えるツール〜仕事効率化でくらし充実!(コミュニケーション編2)

仕事の効率を上げることで、趣味やリフレッシュ、家族との時間などを増やし、くらしを充実させましょう。今回は、打ち合わせやアポイントメントのスケジュール調整を効率的に進めるコツと便利なツールをご紹介します。
やつづか えり | 1,280 view

この記事のキーワード

この記事のライター

伊藤 尚 伊藤 尚