2016年9月8日 更新

チャットワーク応用編その1 円滑なグループ運営に「使える」機能たち

入門編に続き、毎日使っているチャットツール「チャットワーク(chatwork)」について、仕事がはかどるグループ運営のコツとビデオチャットについて紹介します。

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効率的にグループ運営をするコツ

入門編1では、プロジェクトごとにグループを分けることについてお話ししましたが、ちょっとした工夫でさらに情報共有を効率的に行うことができます。

基本情報は「チャット情報」に

各グループ右上にある、概要画面

各グループ右上にある、概要画面

常に表示されるので、重要情報や定期的に使うものはこちらに。

変わらない情報や、グループで共有しておく必要があるファイル、共有ドライブのURLなどは右上の「チャット情報」に入れておきましょう。
常に目につく部分なので、ファイルを探す手間が省けます。
ただし、枠が小さく、文章量が多いとスクロールが必要になります。
そんな時は必要事項を投稿に書き込んでメッセージリンクにしてしまい、URLを概要部分に入れるなど工夫しましょう。

アイコンに一工夫を

グループメンバーには、プロフィール画面から自分のアイコンを設定してもらうことで視認性を上げることができます。
イラストや風景写真などより、なるべく顔写真にしてもらう方がパッと見で誰かわかりやすいので便利です。
在宅ワークや遠隔地のクライアント様とのやりとりの際は、なかなか顔を合わせる機会がないため、ここに顔写真が入っていると親近感が湧きやすくなります

また、グループ別にアイコンを設定できるので、クライアント様毎にロゴマークを設定したり、同じプロジェクト内の別業務チームであれば色違いにしたりと、レギュレーションを決めて運用することで視認性を上げることができます。
かなり小さいサイズになってしまうため、文字を入れる場合は「大きく分かりやすく」を心がけましょう。

Help You!のグループ

Help You!のグループ

運営側のグループ、各リーダーごとのチーム、チームを横断して利用する情報提供や緊急案件グループなど、アイコンが分かれています。

グループの「管理者」の決め方もポイント

業務が進んでいくと、グループを作った当初からメンバーが変わることがよくあります。
そんな時はメンバーの追加や削除が必要となります。
一般のメンバーにはその権限がないので、グループの管理者が行う必要があります。
必要に応じて管理者権限を付与するようにしておきましょう。
外部の人や、その時限りのメンバー以外をみんな管理者にしてしまうのも一つの手です。

コンタクト承認のない相手、チャットワークを使ったことのない相手には「招待リンク」を送る

メンバーの追加を行う際は、個人同士の「コンタクト承認」を行っていないと追加できません。
相手がまだチャットワークを使い始めていない時や、チャットワークは使っているけれど「コンタクト承認」がまだの場合は、メンバー招待のURLを送るようにしましょう。

招待画面

招待画面

各グループのチャット情報(概要)部分に「グループチャットに招待する」というボタンでこの画面を出すことができます。
追加される側にクリックしてもらえば、あとは管理者が承認するだけです。

 

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