2017年7月13日 更新

ミーティングの調整を効率化する3つのコツ&使えるツール〜仕事効率化でくらし充実!(コミュニケーション編2)

仕事の効率を上げることで、趣味やリフレッシュ、家族との時間などを増やし、くらしを充実させましょう。今回は、打ち合わせやアポイントメントのスケジュール調整を効率的に進めるコツと便利なツールをご紹介します。

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仕事をサクサクこなすには、自分の作業効率を上げるほかに、関係者とのコミュニケーションの方法を見直すことも有効です。

特に、「ミーティングの日程を決める」といったことは、相手が協力してくれなければ物事が先に進みません。今回は、仕事相手との打ち合わせやアポイントメントのスケジュール調整を効率化する3つのコツと、便利なツールをお教えします。

コツ1:候補日と場所は自分から提示し、主導権を握る

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同僚やお客様とスケジュール調整をするとき、「ご都合の良い日をいくつかお知らせください」といったメールを送ることはありませんか? 相手の都合に配慮しているようで丁寧に見えるこの方法ですが、おすすめできません。

その理由のひとつは、相手の負担になって、返事が遅くなる可能性があるからです。こちらから候補日を出せば、相手はそれが都合にあうかどうかを確認するだけで返事をできます。でも、候補日を出すにはもう少し広い範囲で予定を確認し、それをリストアップするという手間が発生するため、「あとで手帳を見て考えよう」などと後回しにされる可能性が高まるのです。

もうひとつの理由は、相手に候補日を出してもらうと、当然ですが、予定が空いている限りはその中から日程を選ぶことになるからです。

自分にとって都合の良い日を提示しよう

たとえ予定が空いていたとしても、相手が挙げる候補日以外の方が、自分にとってはより都合が良いという場合があります。例えば、「決まった予定はないけれど、翌日大事な会議があるから資料作成の時間をたっぷりとっておきたい」とか、「別の訪問先もあって、間にこの予定を入れるとムダな移動が発生してしまう」という日は、なるべく避けたいですよね。

自分から候補日時を提示すれば、他の仕事の予定も考えた上で、なるべくムダのないスケジュールを組むことができるのです。

私の場合、すでに決まっている外出先と場所が近かったりして「この日にまとめて訪問できれば効率がいいな。ぜひこの日に決めたいな」というタイミングがあれば、「第一希望:◯月◯日(◯) 10:00-11:00」のように優先順位付きで候補日をご連絡することもあります。

場所は未定でも、具体的なエリアを連絡する

候補日とともに、忘れてはいけないのが場所の連絡です。
移動時間も考慮するため、場所によって相手の都合も変わるからです。

相手や自分のオフィスであれば明確ですが、お互いに外で会う場合は、最初の連絡の時点では具体的な場所が決まらない場合もあります。そんなときも、「◯◯駅の最寄りの場所を予定」などと伝えると、相手も予定が立てやすくなります。自分の予定次第では、「都内ならどこでもお伺いしますので、ご都合の良いエリアをお知らせください」といった形で相手に委ねるのもよいでしょう。

コツ2:相手の忙しさによって時期を選ぶ

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特に初めて連絡する相手の場合、いきなり「明日」はないだろうけれど、来週だったらいいのか、再来週あたりが適当か、はたまた1ヶ月後くらいの予定で調整すべきなのか、その時期に迷うことがあります。

経験上、かなり忙しそうな人の場合は翌週では予定が詰まっていることが多いので、2~3週間先の候補日を提示する方が、都合を付けてもらえる場合が多いです。著名人などで超忙しい人の場合は、1~2ヶ月前から予定調整させてもらうというのもありでしょう。

逆に、それほど予定が埋まっていない人の場合は、あまり先の予定を提示すると「まだわからない」とはっきりした返事をもらえない場合があります。なるべく近い日時をいくつか提示したほうが、早く調整が付くでしょう。

コツ3:アポや打ち合わせ打診の時点で、候補日や場所も伝える

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「今度打ち合わせをしましょう」、「一度お会いさせてください」といった、「打診」の時点で、候補日や場所も伝えるようにしましょう。

最初に「打ち合わせをさせていただけませんか?」という打診だけのメールを送った場合、相手から「いいですよ」という返事が来て、それから候補日を送る、といった形でやり取りが増え、決まるまでに時間がかかってしまいます。あるいは、相手から「いいですよ」の返事のときに候補日も連絡してくれる場合もあると思いますが、そうすると先に説明したように「自分がスケジュールの主導権を握る」ということができなくなってしまいます。

「会ってもらえるかどうかを打診しつつ、日程まで提示するのはおしつけがましい」と感じるかもしれません。そんなときは、「もしお会いいただけるなら、以下の日時でご都合のつく日をご連絡ください。ご都合がつかない場合は、翌週以降で調整させていただきます。」といった言葉を添えると丁寧です。

 

(次ページでは、スケジュール調整が効率的にできる便利なツールをご紹介します!)

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