2017年2月7日 更新

チャットワーク応用編その3 大人数プロジェクトで混乱しないコツ

今回は、参加人数が多めの大きなプロジェクトでチャットワークを使うコツを実体験を元にお教えします。

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これまで入門編と応用編に分けて、4回にわたりチャットワークの基本的な使い方や知っていると便利になるコツをお伝えしてきました。

今回は、参加人数が多めの大きなプロジェクトでチャットワークを使うコツをお教えします。

総勢50人以上!? リモートで関わった半年間のプロジェクト

gettyimages (5538)

これからご紹介するノウハウは、実際に私たちバーチャルアシスタントが関わったプロジェクトで得られたことです。
今まで参加した中で一番の巨大プロジェクトは、全国に散らばる特定業種の企業の情報をまとめ、わかりやすい言葉に直し、1つのデータベースにする、というお仕事。
バーチャルアシスタントは25名ほどの参加だったのですが、そこに先方の企業の担当者(校正担当・システム担当・営業担当等複数人)や上司、同じく先方にインターンシップで入っている学生、そして、私たちとやることは一緒なのですが簡単なところだけ大量に担当された同業他社のワーカーさんまでいたため、総計何名がプロジェクトに携わっていたのかは謎に包まれています…。
私たちの側は、3グループに分かれ、各グループにリーダー1人、サブリーダー1~2人、ワーカー6~15人ほどで行動していました。
最初、データベースに入れる情報として何が必要かの精査からお手伝いし、マニュアル作り、情報集め、最後は先方が作ったデータベースに打ち込み・チェックまで行いました。

チャットワーク“だけ”でやろうとしない

タスク化や引用を続けてしまった結果

タスク化や引用を続けてしまった結果

元のやり取りが何のことだったのか、探すにも結構苦労することに…

これだけ関わる人数が多くなってしまうと、1日に飛び交うチャットの数も膨大です。
(30分だけ席を立ったら数十件のポップアップということも…)。
こうなってくると、すべての連絡をチャットワークでやっていては、いくらタスク化しても見落としてしまいます。
そのため、まずは使用ツールを複数用意し、ツールによって用途を分けることからスタートしました。
色々使いましたが(特にミーティングの際に通信状況が良いツールを探すのに苦労しました)、作業ツールとしては、「チャットワーク」「direct(ダイレクト)」「Googleスプレッドシート」の3つを頻繁に使用していました。

用途によってグループを分ける

1.チャットワーク

先方や別業者も入っているメインのグループAと、バーチャルアシスタントだけのお部屋Bという2種類を用意。
Aは先方からの指示、こちらからの質問のみで使用。こちらのグループには、バーチャルアシスタント側はリーダーとサブリーダーのみ入室。
Bは、バーチャルアシスタント全チームで共有する情報や、重要情報でタスクが流れないように管理する必要があるものをこちらでやり取りしていました。

2.リアルタイムチャットツールとして「direct」

リアルタイムチャットツールとしては、directを使用していました。
こちらは、仕事用に特化したLineのようなイメージで、

  • 「承知いたしました」「大丈夫です」など仕事に使いやすいかわいいスタンプ
  • グループがいくらでも作れる(チャットワークは14グループ以上は有料)
  • 既読マークが出る(誰が未読かもわかる)
  • 簡易タスク機能あり
などの理由から、リーダーチーム部屋と各グループ部屋を作成し、同時進行させていました。
バーチャルアシスタント同士で作業している時間も違いますし(時差がある地域の方も…)、誰が見ていて誰がまだ読んでいないのかわかりやすく、かつ、スタンプで手軽に反応しやすいということから、グループメンバーとの交流もどんどん促されました。
例えば、既読がついているから「この人きっと作業中!今なら頼んでも大丈夫!」とか。

directのチャット画面

directのチャット画面

スタンプのやり取りなので、気軽にポンポン進めていけます。

3. Googleスプレッドシート

Googleスプレッドシート

Googleスプレッドシート

web版Excelという感じです。同時進行で編集できるので、複数名で同時作業可能です。
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伊藤 尚 伊藤 尚