2017年2月7日 更新

チャットワーク応用編その3 大人数プロジェクトで混乱しないコツ

今回は、参加人数が多めの大きなプロジェクトでチャットワークを使うコツを実体験を元にお教えします。

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これまで入門編と応用編に分けて、4回にわたりチャットワークの基本的な使い方や知っていると便利になるコツをお伝えしてきました。

今回は、参加人数が多めの大きなプロジェクトでチャットワークを使うコツをお教えします。

総勢50人以上!? リモートで関わった半年間のプロジェクト

gettyimages (5538)

これからご紹介するノウハウは、実際に私たちバーチャルアシスタントが関わったプロジェクトで得られたことです。
今まで参加した中で一番の巨大プロジェクトは、全国に散らばる特定業種の企業の情報をまとめ、わかりやすい言葉に直し、1つのデータベースにする、というお仕事。
バーチャルアシスタントは25名ほどの参加だったのですが、そこに先方の企業の担当者(校正担当・システム担当・営業担当等複数人)や上司、同じく先方にインターンシップで入っている学生、そして、私たちとやることは一緒なのですが簡単なところだけ大量に担当された同業他社のワーカーさんまでいたため、総計何名がプロジェクトに携わっていたのかは謎に包まれています…。
私たちの側は、3グループに分かれ、各グループにリーダー1人、サブリーダー1~2人、ワーカー6~15人ほどで行動していました。
最初、データベースに入れる情報として何が必要かの精査からお手伝いし、マニュアル作り、情報集め、最後は先方が作ったデータベースに打ち込み・チェックまで行いました。

チャットワーク“だけ”でやろうとしない

タスク化や引用を続けてしまった結果

タスク化や引用を続けてしまった結果

元のやり取りが何のことだったのか、探すにも結構苦労することに…

これだけ関わる人数が多くなってしまうと、1日に飛び交うチャットの数も膨大です。
(30分だけ席を立ったら数十件のポップアップということも…)。
こうなってくると、すべての連絡をチャットワークでやっていては、いくらタスク化しても見落としてしまいます。
そのため、まずは使用ツールを複数用意し、ツールによって用途を分けることからスタートしました。
色々使いましたが(特にミーティングの際に通信状況が良いツールを探すのに苦労しました)、作業ツールとしては、「チャットワーク」「direct(ダイレクト)」「Googleスプレッドシート」の3つを頻繁に使用していました。

用途によってグループを分ける

1.チャットワーク

先方や別業者も入っているメインのグループAと、バーチャルアシスタントだけのお部屋Bという2種類を用意。
Aは先方からの指示、こちらからの質問のみで使用。こちらのグループには、バーチャルアシスタント側はリーダーとサブリーダーのみ入室。
Bは、バーチャルアシスタント全チームで共有する情報や、重要情報でタスクが流れないように管理する必要があるものをこちらでやり取りしていました。

2.リアルタイムチャットツールとして「direct」

リアルタイムチャットツールとしては、directを使用していました。
こちらは、仕事用に特化したLineのようなイメージで、

  • 「承知いたしました」「大丈夫です」など仕事に使いやすいかわいいスタンプ
  • グループがいくらでも作れる(チャットワークは14グループ以上は有料)
  • 既読マークが出る(誰が未読かもわかる)
  • 簡易タスク機能あり
などの理由から、リーダーチーム部屋と各グループ部屋を作成し、同時進行させていました。
バーチャルアシスタント同士で作業している時間も違いますし(時差がある地域の方も…)、誰が見ていて誰がまだ読んでいないのかわかりやすく、かつ、スタンプで手軽に反応しやすいということから、グループメンバーとの交流もどんどん促されました。
例えば、既読がついているから「この人きっと作業中!今なら頼んでも大丈夫!」とか。

directのチャット画面

directのチャット画面

スタンプのやり取りなので、気軽にポンポン進めていけます。

3. Googleスプレッドシート

Googleスプレッドシート

Googleスプレッドシート

web版Excelという感じです。同時進行で編集できるので、複数名で同時作業可能です。

こちらは情報共有用と作業ファイルの管理用です。
一番便利だったのが進捗管理表で、作業中に同じ団体について別のメンバーが作業しないように「作業前にどの団体をやるか記名してね!」というルールを作って作業していました。
(後半、団体数が少なくなってくると譲り合いや争奪戦も発生していました。)

スケジュール表

スケジュール表

進捗管理を担当するバーチャルアシスタントさんが、一つのスプレッドシートに進捗や目標日程を決めてまとめてくれていました。

なので、トータルで考えると、
・対クライアント様グループ(チャットワーク)
・対全体のメンバーで重要情報の管理(チャットワーク)
・リーダー同士の連絡(direct)
・各担当グループ(direct)
というような形でやっていました。リーダーは各担当以外のグループも見られるようにしていたので、気が付いたら未読が数百件ということも…

一番重要なのは、使い方のルールを最初に知らせること

このように、複数のツールを使う場合は、「どれを」「何に」「どうやって」使うのかをはっきりさせていかないと、人によって使い方に大きな差が出てきてしまいます。
特に、人数が多いプロジェクトでは大混乱を引き起こす元です。
特に難しかったのが「タスク管理」。最初の頃は人によって「見たよ」なのか「終わったよ」なのかがバラバラだったため、チャットワークでタスク化→直後に複数名がタスク完了を押してしまう、という事態が多発していました。
そのため、タスクごとに、「このタスクは、○○完了後に完了としてください」「このタスクは既読後に完了にしてください」などタスクごとに指示を出していました。
※これも結構混乱するため、個人的にはチャットワークは重要度が高いタスクや、長期間使用するタスクも多いため、「○○完了後に完了」の形にしてしまい、directは取り急ぎお知らせの場合が多いので「わかったよ!」という意味合いで「完了」にするのがわかりやすいのではないかと思います。

依頼する時は内容をはっきりさせる

仕事を依頼する時はわかりやすく整理

仕事を依頼する時はわかりやすく整理

頼まれる側も、指名で頼まれると「頑張らなきゃ!」という気分になりますよね。

また、チャットでやり取りするときは、「依頼内容をわかりやすい形で伝える」というのが重要になってきます。
「いつまでなんですか?」「ほかに資料ありますか?」などとやり取りが続いてしまうと、いつまでたっても作業にかかれないからです。
そのため、
「依頼内容」
「その依頼が来た背景(クライアント様の説明も)」
「納期」
「工数の目安」
「関連ファイル(ドライブなどにまとめる)」
というように、一度で内容を伝えられるようにまとめることが重要となります。
今回の案件では、最初に背景などが共有されていたため、都度都度すべてを伝える必要はなかったのですが、普段は仕事依頼のフォーマットを決めておくといいですね。

進捗管理は一目で見えるように!

大きいプロジェクトを進行していると、「今やっている作業が全体でどのあたりにいるのか」ということが非常にわかりにくくなります。
そうすると、自分も含めモチベーションがどんどん下がっていく、という事態に……。なので、小さい目標をこまめに設定し、それをGoogleスプレッドシートを使って見える化する、ということを行っていました。
また、バーチャルアシスタントごとに働ける時間帯、得手不得手はまったくバラバラなので、なるべく一人一人がどんな状況なのかを把握し、本人が得意そうな仕事をお願いしたり、活動しやすい時間帯に個別に呼びかけを行うなどの気遣いも必要です。
あんまりに四角四面に仕事をしてしまうと息がつまるので、「かしこまりました!」と打ち込む代わりに「かしこまり!」というスタンプを押してみたり、ミーティングの際にちょっと気温の話をしてみたり(私は北海道在住なので…)と、みんなで一つのチームなんだよ!という意識でお仕事をするようにしていました。

まとめ

プロジェクトが大きくなればなるほど、「報告」「連絡」「相談」の難易度が上がり、行き届かなくなります。
顔を合わせて仕事をしていても起こることですが、リモートワークはちょっとした行き違いがさらに大混乱を引き起こします。
やりとりが文字に残る、という特質を最大限利用し、わかりやすいルールを確立することでさらに作業の効率化を図ることができるのではないでしょうか。

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伊藤 尚 伊藤 尚